幹事様の困った!をお手伝いします

こんにちは。同窓会の幹事になったはいいけど、

何をしたらいいか分からないという方は多くいらっしゃるかと思います。

 

・会場手配、打ち合わせ

・案内状の発送

・住所録の整備

・出欠管理

・当日の受付  ・・・・などなど

 

同窓会幹事になるとしなければならないことがたくさんあります。

とても手間だし、面倒と感じられるかもしれません。

 

個人情報の管理や案内状発送費の負担等、不安なことも多くありますよね。

 

住所録などの個人情報は、どのように管理したらいいの?

当日会費を集めるまでにかかる経費は、誰が立て替えるの?

当日急用ができドタキャンされた人の会費はどうしたらいいの?

もし、経費が不足したら、幹事が負担するの?

・・・・・。

 

幹事代行『Reフレンズ』では、幹事様の不安を解消し、

当日までの準備を、責任をもってお手伝いします。

幹事になっても安心、楽ちんです♪

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『Reフレンズ』キャラクター ともーる

 

 


同窓会しよう!

「よし、同窓会しよう!」そう決めてから同窓会の開催まで、どれくらいの期間が必要だと思いますか?

2か月・・・いや、3か月くらい??

 

答えは、1年です。

 

何をそんなに早く?と疑問に思われる方もいらっしゃるでしょう。実は、一番早い時期にしなくてはならないのが、会場の予約です。

特に学年同窓会など、大人数になる可能性がある同窓会の場合、収容人数の多いホテル等が安心ですよね。

ホテルの多くは、1年前から予約を受け付けています。

お盆やお正月、連休など同窓会開催に人気の時期は、特に予約も込み合います。

まだ今年も始まったばかりですが、すでに来年のお正月は、希望の時間で会場を予約できない・・・ということもあるかもしれません。

 

 

Reフレンズでは、同窓会プランナーが、会場予約、案内状の発送、出欠管理、転居先が判った方へのフォローなど同窓会開催までのスケジュールをしっかり管理し、計画的に着々とお手伝いしますよ!

 

同窓会したいなーと思っている幹事様!ぜひ、Reフレンズの同窓会プランナーにご相談ください(^^)/

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Reフレンズキャラクター『ともーる』

 


新年あけましておめでとうございます。

新年あけましておめでとうございます。

皆さま、今年のお正月、いかがお過ごしでしたでしょうか?

 

お正月は、久しぶりの友だちの近況を知る機会でもありますね!

「今年は、是非会いたいね!」こんな挨拶もあったのではないでしょうか。

 

新年早々、虎姫高校第28回生同窓会のお手伝いに行ってまいりました。

滋賀県なのですが、当日はあいにくの雪景色というより吹雪でした。

それにも関わらず皆様お集まりいただき、盛会のうちに終了しました。

2次会も盛り上がり、3次会まであったそうです。

また、旧交が温まり寒さも吹き飛んだのではないかと思います。

 

 

学校を卒業してから、家庭や仕事を頑張る人、新たな勉学に励む人、

夢を追いかけている人、いろんな人生がありますが、

ひとりひとりを応援できる場所、それが同窓会だと思います。

 

そんな皆さまに2018年もよりよいサービスと再会の機会をご用意できるよう

努めてまいります。

 

今年もどうぞよろしくお願い申し上げます。

 

Reフレンズスタッフ一同

ともーる土

 

 

 

Reフレンズキャラクター『ともーる』


個人情報について その2

こんにちは。寒い日が続いておりますが、いかがお過ごしですか?

さて、前回のブログで、個人情報の取扱いについて、「プライバシーマーク取得業者

のため安心です!」とお話しさせていただきましたが、プライバシーマークとはどんなもの

かご存知でしょうか?

 

プライバシーマークとは個人情報を適切に取り扱う事業者を示す信頼のマークです。

 

一般社団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)によって審査が行われます。

個人情報を基準に沿って適切に取り扱っているかを評価し、個人情報を適切に取り扱うことのできる企業や団体を審査し認定する制度をプライバシーマーク制度といい、認定された付与事業者のみに「プライバシーマークの使用」が認められています。

 

詳しくは下記のサイトをご覧ください。

https://privacymark.jp/system/about/grant_and_unit.html

 

サラトでは2001年に取得し、以来2年毎に行われる厳しい審査をクリアしています。

安心してお気軽にお問い合わせください。

 

 

平成29年もいよいよ残すところあと4日となりましたね。

今年もたくさんの幹事様にお世話になりました。ありがとうございました!

来年も皆様にとって素晴らしい出会いがありますよう心よりお祈り申し上げます(^^)/

プライバシーマーク(9)


個人情報って心配?

こんにちは。同窓会本部と弊社サラトが契約している学校は、「住所録が不要!」と

いうことは、前にお話しさせていただきましたね。

 

弊社の契約校ではない学校の同窓会のお手伝いの実績も、もちろんあります。

同窓会名簿等の住所録をお預かりして、住所登録からスタートです。

 

でも、前のブログで、サラトがプライバシーマーク取得業者ということは分かったけど、

「私がサラトに同窓会名簿を渡しても大丈夫なの?」というお声をお聞きすることがあ

ります。

同窓会開催という目的があり、そのために必要な範囲であれば、再度会員の同意を

得ることなくサラトに同窓会名簿を渡していただくことは問題ありません。

(参考:下記「個人情報保護委員会HP よくある質問」、

個人情報保護法第22条、第23条第5項第1号)

はじめての幹事の場合、特に気を遣われる部分かと思いますが、心配には及びません。

同窓会開催に向けて、一歩を踏み出しましょう!

 

お気軽にお問い合わせください(^^)/

<参考文章>https://www.ppc.go.jp/personal/faq/kojin/#k2-1

Q2-1

私は、同窓会の発起人です。同窓会の開催を代行サービス会社に委託する際に、代行サービス会社に同窓会名簿を渡す予定ですが、この代行サービス会社に同窓会名簿を渡すことに関して、個人情報保護法上、同窓会の会員の同意を得ることが必要となりますか。

A2-1

同窓会の発起人が、個人情報データベース等を事業の用に供している場合には個人情報取扱事業者に該当することになります。

同窓会の発起人が、個人情報取扱事業者に該当する場合であっても、代行サービス会社に同窓会名簿を渡す行為が、同窓会の開催といった利用目的の達成に必要な範囲であれば、同窓会の会員の同意を得る義務はありません(法第23条第5項第1号)。ただし、委託者である同窓会の発起人は、委託先である代行サービス会社を監督する義務があります(法第22条)。

ともーる24


同窓会の補助金制度をご存知ですか?

こんにちは。同窓会を開催する時、幹事はお金の心配が尽きません。

同窓会当日の料金は会費から賄えても、幹事会や景品等、雑費を幹事が自腹で・・・

なんて嫌ですよね。

 

実は、市や学校から同窓会の補助金がもらえる所があります。

条件や金額はそれぞれですが、10名以上の参加で1名×2,000円(上限5万円)など、

利用しない手はありません!

 

市・町からの補助金は、『〇〇名以上参加者の内、〇名は市外在住者である事』という条件が基本です。地元にUターンしてもらう事が目的ですね。

 

市・町の条件は結構、ハードルが高かったりするのですが、学校は簡単にクリアできる条件が多いです。

同窓会開催の案内状と、全体写真を提出するだけ。という所もあります!

 

同窓会開催が決定した時点で、市や学校に問い合わせてみてはいかがでしょうか。

(※事前に申請しなければいけない所が多いので、ご注意ください。)

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同窓会で盛り上がろう!参加者を増やす方法とは?? その2

こんにちは。今日は、同窓会のご契約の為に、京都のお客様を訪問させていただきました。

そこでも話題になるのは、案内状は届いているはずだけど、出欠のお返事をいただけない

方がどうしたら出席のお返事をくれるのか、ということでした。

 

やはり、「誰がくるのかなー?」と様子を見ている方が結構多くいるのですよね。

 

○○さんも△△さんも出席なんだね!とわかれば、

安心して、参加しやすくなります。

 

そこで、お勧めは、HPやSNSなどで参加予定者の名前や人数を公表するということ。

 

Reフレンズでは、IDとパスワードを知っている人だけがアクセスできるHPを

開設して、参加予定者を公開しています。

 

「みんなが参加するのなら、私も・・・・!」

 

是非、皆様もお試しください。

きっと、参加者が増えるはずです。

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同窓会で盛り上がろう!参加者を増やす方法とは??

こんにちは。今日から12月!今年も残り1カ月となりました。

年末年始に同窓会を予定しているみなさま、参加人数は集まりつつありますか?

 

ひとりでもたくさんの人に来てほしい!

盛大に盛り上がりたい!

 

でも、案内状を送りっぱなしでは、なかなか参加者は増えません。

 

ひとりでは参加する勇気が・・・

当日、ひとりぼっちになったらどうしよう・・・

そんな不安が参加しようかな、という気持ちにブレーキをかけてしまうのです。

 

そこで、お勧めは、「行こ!行こ!大作戦」

幹事や、参加予定者から、未返信の人に、どんどん声をかけて

「行こ!そしてたくさんお話しましょ!」と誘ってください!

きっと、参加者が増えるはずです。

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同窓会幹事代行 Reフレンズの特徴とは?

こんにちは。もう11月も終わり。

こたつやみかんが恋しい季節になりましたね。いかがおすごしですか?

さて、同窓会幹事代行『Reフレンズ』について、よく御社の特徴は??という

ご質問をいただきます。

弊社の『Reフレンズ』には、他社とは決定的に違う強みがあります。

それは、「住所録不要!!」ということです!

 

住所録不要って??案内はどうやって郵送するの???

はてな?がいっぱいですよね。

 

実は、『Reフレンズ』は、(株)サラトという同窓会支援専門会社が行っている

同窓会幹事代行プランです。

 

みなさんは、高校や大学等には、全卒業生を対象とする同窓会組織があることを

ご存知ですか?

事務局は、主に学校内にあり、現職の先生、又は専属の役員の方が担当されています。

また、一般社団法人となられている場合もあります。

(株)サラトは、そのような同窓会組織と正式に契約していて、その数は、日本全国1,746校にも

およびます。そして、住所録の管理や、会誌の発行などを事業として行っている同窓会支援専門

会社なんです。

 

ですので、弊社の契約校であれば、幹事様が住所録を探したり、まとめたりする手間は一切不要、

それに、プライバシーマーク取得企業ですので、個人情報の取り扱いも安心です。

 

同窓会したいけど、卒業アルバムの住所録は古いし、転居先のわからない子も多いし、と

お困りの幹事様、是非、一度、『Reフレンズ』にご相談ください(^^♪

ともーる土

 

 

『Reフレンズ』イメージキャラクター ともーる


〇〇の秋

こんにちわ!同窓会プランナーa.tです。

そろそろ紅葉の季節ですね。いかがお過ごしですか?

先日、京都に行ってきました。神社やお寺の木々もすこしづつ

黄色や赤に色づき始め、とても美しくすがすがしい空気を感じることが

できました(^^♪

 

食欲の秋、スポーツの秋、読書の秋・・・秋にもいろいろありますが、

皆様の秋はどんな「秋」ですか?

私の秋は、「着物の秋」です。

以前、お手伝いさせていただいた同窓会で、代表幹事様が、

紬の粋なお着物でいらっしゃって、それ以来、密かにあこがれだったんです♡

素敵な幹事様と着付けの先生との良い出会いがあり、

毎週楽しみに着付け教室に通っています。

皆様も、是非、「〇〇の秋」楽しんでください~(^^)♪