受付作業をスムーズに行うには

台風が去ったと思ったら、異常気象に、また台風が生まれそうな気配…早くカラッとした秋晴れを楽しみたいものですね(;^^)

 

 

さて、同窓会当日、まず初めに行う幹事さんの大仕事に「受付作業」がありますね。2人1組で、受付名簿チェック係・会費受け取り係など役割分担をするとよりスムーズです。

 

会場の前では、受付するのを忘れて、再会した友だちと、「きゃー!ひさしぶり!」と盛り上がっている光景がよく見られます。(友だちと久々に再会したら本当に嬉しいですよね、分かりますその気持ち!)

また、参加者が来られる時間が集中することも多くあります。

このようなケースに備えて、受付前で誘導を行うことも、スムーズに受付作業を行うためのポイントです。

 

受付作業も役割分担が必要なので、最初の時点で幹事メンバーを多く募りましょう。難しい場合は、当日だけでもお手伝いしてくれる友だちを募るのも、良いかと思います。

 

Reフレンズの「おまかせパック」では、この受付名簿チェック係・会費受け取り係を弊社スタッフが行います。幹事様の受付でのお仕事は、参加者との会話を楽しみながら、「受付してね~こっちだよ♪」と誘導係のみ。同窓会が始まる前に受付作業で疲れちゃった…なんてことがないようにReフレンズにおまかせして、同窓会を思いきり楽しんでいただくことをおススメします(^^)v

 

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写真代行販売サービス

 

夏の暑さも落ち着いて、過ごしやすい季節になりましたね。

明日から3連休♪来週も3連休♪

私は何も予定がありませんが…みなさん、楽しい連休をお過ごしください(;^ω^)

 

 

さて、以前にも写真についてお話しましたが、スナップ写真をたくさん撮影すると、

同窓会後も盛り上がりますし、出席できなかった方も楽しめます。

 

Reフレンズでは、幹事様から要望があれば、HPに同窓会当日の写真を掲載しています。

さらに、手元に写真を残したいという人の為に、写真代行販売サービスも導入しています。

 

同窓会当日に撮影したスナップ写真を、インターネット上に展示して受注・現像・発送まで行う

一括代行サービスです。

 

幹事様にしていただくことは、当日の写真撮影のみで、あとは写真が欲しい人が各自購入するだけ

です。

 

パスワードがないと閲覧できないようになっておりますので、ご安心ください。

 

詳しくは、同窓会プランナーまでお気軽にご相談ください(^^)

 

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会場予約はお早めに!

 

この度の台風21号、平成30年北海道胆振東部地震で被害に遭われた方々に心よりお見舞いを

申し上げます。

二次被害や余震の心配もございますので、くれぐれもお気をつけてお過ごしください。

また、皆様の無事と一日も早い復旧をお祈り申し上げます。

 

 

台風といえば、今年は大雨が続き大変ですね・・・

幹事さんにとって、当日の天気というのは心配の一つではないでしょうか。

当日の天気に関係なく楽しめるよう、Reフレンズでは、利便性のよい会場を

オススメしています。

 

例えば、駅の近くや交通の便が良い会場、送迎のシャトルバスがある会場等がオススメです。

お盆やお正月、連休など同窓会開催に人気の時期は、特に会場の予約も込み合います。

ホテルなどの大きな会場の多くは、1年前から予約を受け付けていますので、

「同窓会をしたいな・・・」と考えていらっしゃる方は、お早めの計画を!

 

 

Reフレンズでは、同窓会プランナーが、同窓会開催までのスケジュールをしっかりサポート

いたします!  お気軽にご相談くださいませ(^^)

 

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会費の決め方

 

会費は、会場費(飲食代)、案内状発送費に加えて恩師への花束等の経費を計算し決定します。

 

この会費の決定には、出席者の人数を予測することが非常に重要です。

経験がある方であれば、出席者の人数をある程度予測することができるかもしれません。

しかし、はじめての幹事様には予測などとても難しいことだと思います。

 

出席者の人数によっては、会費だけで経費を賄えないといった場合になることもあります。

 

 

例①)会場費(飲食費)は、8,000円のプランを利用して、参加者80名だとすると、640,000円です

学年全員(例えば400名)に送ろうとすると、郵送費だけでも、53,600円です。

・案内状発送時の切手代   32,800円(@82円×400名)

・出欠返信用の官製ハガキ代 20,800円(@52円×400名)

 

会費10,000円とすると…

会費収入800,000円-会場費640,000円-発送費53,600円=106,400円

 

ここから、案内状印刷費・恩師への花束等を賄います。

 

 

例②)会場費(飲食費)を上記と同じプランで参加者70名だとすると、560,000円です

 

会費10,000円とすると…

会費収入700,000円-会場費560,000円-発送費53,600円=86,400円

 

このように参加者が少なければ少ないほど、案内状印刷費・恩師への花束等に充てる金額が

減ってしまい、不足分は幹事様が負担することになってしまいます。

 

そのため、出席者の目標人数を決定し、会費収入からの予算を計画することが大切です。

出席への呼びかけに協力してくれる人を集めて、会費を決定しましょう♪

 

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校歌斉唱のススメ

 

今年は、夏の高校野球が大盛り上がりで、特に金足農業高校の球児たちの活躍は、

連日、ニュースにも取り上げられ、日本中の話題になりました。

 

実は弊社、(株)サラトは、全国の高校を中心とした同窓会様と契約し、同窓会活動の支援を

専門に行っている会社なのですが、金足農業高校様も大切なお客様なんです。

(ちょっと自慢です(^^♪)

 

さて、高校野球の試合でも、球児たちが胸を張って校歌を歌うシーンがありますが、

学年同窓会でも、プログラムの中に校歌斉唱を盛り込まれるケースが大半です。

「校歌」のメロディーは、普段は、思い出すことがほとんどなくても、頭のどこかに

記憶が残っているのでしょうね。再会したみんなで歌うことで、より一層、

みんなの絆が強くなるような気がします。

 

同窓会を開催するときには、是非、校歌を歌われることをおススメします(^^♪

 

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夏季休業のお知らせ

 

いよいよ待ちに待ったお盆休みに入りますね♪

ご旅行に行かれる方、同窓会に参加される方、それぞれ楽しいご予定があるかと思います!

 

私はお盆休みの間に開催される同窓会のお手伝いに行く予定です(*^^*)

久しぶりの「再会」に、たくさんの「笑顔」があふれる会場。

お手伝いに行くたび、

やっぱり同窓会はいいものだなあ(^^)

と感じます!

 

この夏、高校野球を見ながら青春時代を思い出し、

「あの子は元気かな~、久しぶりに会いたいな~、そうだ!同窓会をしよう!」

と思った方、ぜひ、お問い合わせください\(^o^)/

 

まだまだ暑い日が続きますが、楽しいお盆休みをお過ごしくださいませ♪♪

 

 

*** お知らせ ***

8月11日~8月19日は夏季休業とさせていただきます。

8月20日より営業いたします。

 

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同窓会の服装

 

お盆前後に同窓会を開かれる方も多いのではないでしょうか。

8月に入り、長い間行なわれてきた同窓会の準備も、ラストスパートですね(^^)

 

会の準備はもちろん、幹事・参加者ともに、自分自身の準備も重要ですよね!

特に服装は気になるところかと思います。

実際、開催後の感想でも、「(カジュアル過ぎてor華やか過ぎて)自分だけ浮いてしまった」と

いうものが意外と多いようです。

 

会場がホテルの場合は、スマートカジュアル・キレイめカジュアルというワードがピッタリです。

男性ならスーツ、女性ならブラウスやワンピースなど、派手過ぎず、ラフ過ぎず、

自分にも同窓会にも合ったコーディネートで参加できるといいですね。

 

過去のブログにドレスコードについて詳しく書いていますので、ご参考までに...(^^)/

https://www.refriends.net/blog/?p=720

 

 


会場さがし

 

同窓会の開催が決まったら、まずする事は会場探しです。

ホテル・レストラン・居酒屋・・・

いろいろ選択肢はありますが、Reフレンズでは、以下の理由で、ホテルでの開催を

オススメしています。

 

理由その1 大人数でも大丈夫♪

ホテルの宴会場は、レストランや居酒屋にくらべ、大勢の人を収容できる広さがあります。

出欠をとった結果、会場に入りきらない!等の心配が少なく、とても便利です。

 

理由その2 立地の良い場所にある♪

会場選びで立地は重要です。ホテルは、割合、駅前など交通の便利なところにあります。

お酒を飲む方が多いので、電車の駅から徒歩圏内の場所が良いですよね。

万が一、すこし駅から遠い場所でも、無料の送迎バスがある所が多いので、チェックしましょう。

 

理由その3 特別感がある♪

ホテルに行く機会って、なかなかないですよね。

記念日や結婚式くらいしか行かない方がほとんどだと思います。

ホテルのグレードにもよりますが、『このホテルに行ってみたい』『豪華な料理が食べたい』

『ホテルなんだからオシャレしなきゃ』ってウキウキしますね♪

 

過去に、『ホテルで開催されるという事は、きちんとした同窓会だから』という理由で

旦那様or奥様が参加を許してくれたという話もありました。

 

ホテルは、レストランや居酒屋に比べて料金が高いというデメリットがありますが、

それに見合ったサービスを提供してくれます。

 

また、ほとんどのホテルに『同窓会プラン』があり、お食事のほか、必要な設備なども

プランに含まれているケースが多くあります。

 

Reフレンズのおまかせパックでは、会場の手配も代行しています。

開催希望地をおっしゃっていただければ、会場をピックアップしますので、

お気軽にご相談ください(^^♪

 


ホームページの掲示板を活用してみませんか?

 

こんにちは!

 

全国高等学校選手権大会の時期がやってきましたね!

連日テレビや新聞などを見て全国の高校球児の活躍を応援しております!

 

高校野球を見ていると、元気と感動を貰うと同時に、自分の高校生活が懐かしく

思い出されます。

県外に出たきり会えていない友達や先生は今どうしているだろうか?近況も

気になりますね。

 

同窓会に参加して、直接お話をするのが一番だとは思いますが、中にはどうしても

用事があって出席できないという方もいらっしゃいますよね。

そういう時にぜひ活用していただきたいのが、ホームページの掲示板です!

Reフレンズには、同窓会専用ホームページ開設のサービスがついており、掲示板のページが

あります。

 

「今は〇〇県で家族3人、楽しく過ごしてます!当日会えるのが楽しみだね!」

 

「今は留学していて出席できません〜」

 

といったように、近況報告や同窓会に向けての気持ちを書き込んでみましょう!

今までなかなか連絡を取れていなくても、同級生のことは気になるものです。

「へ〜!〇〇さんはこんなことしてるんだ〜!」と知ることができます。

 

もちろん掲示板ですので、メッセージのやりとりも可能です。

連絡先がわからなくて、普段はお話しできない先生方やお友達と掲示板上で

再会できるのもワクワクしますよ。

 

是非Reフレンズをご活用ください(^^♪


再会のチャンス♪

 

同窓会は、たくさんの友だちと再会するチャンスです。

あなたは、どんな人と再会したいですか?

 

仲の良かったあの子、学年で目立っていたあの人、そして名物先生・・・

同窓会の案内が届くと、いろんな人の顔や思い出が浮かんできて、ちょっぴり

わくわく、どきどきしますね。

 

また、実際、どんな人が参加するのか、とても気になりますね。

 

サラトのReフレンズでは、HPの開設を行っており、参加予定者の名前を

見ることができます。

この機能は、ご利用いただいている方から大変好評をいただいています。

 

また、参加しようか迷っている人も、誰が来るか知ることで、参加しやすくなります。

 

HPは、個人で立ち上げることもできますが、定期的な更新等は、大変面倒です。

Reフレンズでは、このようなHPのメンテナンス作業も代行しています。

 

みなさまに良い再会のチャンスがありますように。

是非、Reフレンズをご利用ください(^_-)-☆

 

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Reフレンズキャラクター ともーる