同窓会の案内状作成

 

同窓会を開催することが決まったら、次は同級生への案内状発送ですね!今回は、どのような内容を案内文に記載したらいいのかについて説明いたします(^^)/

 

まず、案内文の内容としては、幹事挨拶、日時、会場、会費、返信の〆切を記載しましょう。日時は、開催時間のみでなく受付開始時間も記載しておくと、参加する方が分かりやすいです♪

返信の最終〆切日の決め方としては、少し早めの時期(同窓会当日より2週間~1ヶ月前程度)に設定すると、参加人数の把握や料理の注文数などを考える時間が作れます。

また、急な予定変更時の連絡方法として、幹事への連絡方法を案内文面に記載しておき、無断のドタキャンを防ぐようにしましょう。

 

【案内状例】

タイトル:〇〇県立サラト高等学校「第45回生同窓会」のお知らせ

幹事挨拶:

拝啓 仲秋の候、皆様には、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。この度、サラト高等学校第45回生同窓会を開催いたします。恩師の先生、旧友のみんなと楽しく集い、懐かしい話に花をさかせませんか。発起人一同、皆様のご参加を心よりお待ちしております。      敬 具

発起人代表(幹事)サラト太郎(1組)

 

日時:平成〇〇年〇月〇〇日(日)

△△:△△~△△:△△(受付△△:△△~)

会場:□□□□□ □□の間(3F)

JR□□駅より徒歩□□分

〒〇〇-〇〇〇〇 〇〇市〇〇〇〇〇

TEL 〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇

会費:△△,△△△円

ご出欠:〇月〇〇日までにご返信ください。

(会場手配の都合がございますので、出来る限り早めにご返事ください。)

連絡先:発起人代表(幹事)サラト太郎

TEL 〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇  E-mail □□□@□□□□

 

Reフレンズでは、案内状の印刷や発送もすべて承ります。案内状の内容が決まっても、印刷や宛名の作成には時間と手間がかかるな~という忙しい幹事様、お気軽にご相談くださいませ(^^)/

 

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同窓会の補助金をもらおう!

 

同窓会を開催する時、幹事はお金の心配が尽きません。。。

同窓会の経費は、参加者の会費でまかなうことがほとんどですが、参加人数が足りず、不足分を幹事が自腹で・・・なんてリスクは避けたいですよね。

 

参加人数を増やす努力をすることはもちろんですが、もう一つ、同窓会開催の補助金を活用するという手段があります。

母校にある同窓会本部では、「はがきの切手代を補助します。」や、「お祝い金として〇万円お渡しします。」等を会則に定めているところがあります。

 

また、帰省による地域の活性化を目的として、同窓会開催時に補助金を出している市町村もあります。

それぞれ条件があり、ある同窓会本部では、同窓会開催の案内状と、全体写真を提出するだけであったり、市・町からの補助金では、『〇〇名以上参加で、その内、〇名は市外在住者である事』であったり、条件は様々ですが、一度、市や学校に問い合わせてみてはいかがでしょうか。

 

事前に申請しなければいけないことも多いので、同窓会の開催を決めたら、早めにお問合せされることをおススメします(^^♪

 

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ホームページの開設について

 

段々と秋が近づいてきましたね!

 

サラトがある兵庫県姫路市では、もうすぐ灘のけんか祭りなどの秋祭りが開催されます♪

わたしは秋祭りが大好きなので、太鼓の練習の音が聞こえてくるだけでワクワクが止まりません

( *´艸`)

 

さて、同窓会で参加者を増やすためにホームページを利用する方法があります。

 

“ 誰が参加するのかな? ”

 

参加される方が気にされていることとして一番に挙げられるのは、誰が参加するのか、ということではないでしょうか。

ホームページを開設し、参加予定者のお名前を公表することで、あの子がいるならわたしも!と参加してくれる方が増える効果があります!

 

Reフレンズでは、案内状がお手元に届くころに合わせ、同窓生のみが閲覧できるページを開設し、毎週末に参加者をアップしています♪

 

案内が届いていない方(住所不明者)のアップも行っていますので、ホームページを見た方が、

「あの子は開催を知らないみたいだから、教えてあげよう!」

とお声がけを手伝ってくれることもあります!

 

また、掲示板もありますので、近況報告の書き込みや、メッセージのやり取りも行うことができます。

 

同窓会開催後も、当日の感想や写真をアップし、残念ながら参加できなかった人も懐かしい友達の様子を共有することもできます♪

ホームページを開設し、当日だけでなく開催前後も楽しめる会にしてみてはいかがでしょうか(^▽^)

 

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受付作業をスムーズに行うには

台風が去ったと思ったら、異常気象に、また台風が生まれそうな気配…早くカラッとした秋晴れを楽しみたいものですね(;^^)

 

 

さて、同窓会当日、まず初めに行う幹事さんの大仕事に「受付作業」がありますね。2人1組で、受付名簿チェック係・会費受け取り係など役割分担をするとよりスムーズです。

 

会場の前では、受付するのを忘れて、再会した友だちと、「きゃー!ひさしぶり!」と盛り上がっている光景がよく見られます。(友だちと久々に再会したら本当に嬉しいですよね、分かりますその気持ち!)

また、参加者が来られる時間が集中することも多くあります。

このようなケースに備えて、受付前で誘導を行うことも、スムーズに受付作業を行うためのポイントです。

 

受付作業も役割分担が必要なので、最初の時点で幹事メンバーを多く募りましょう。難しい場合は、当日だけでもお手伝いしてくれる友だちを募るのも、良いかと思います。

 

Reフレンズの「おまかせパック」では、この受付名簿チェック係・会費受け取り係を弊社スタッフが行います。幹事様の受付でのお仕事は、参加者との会話を楽しみながら、「受付してね~こっちだよ♪」と誘導係のみ。同窓会が始まる前に受付作業で疲れちゃった…なんてことがないようにReフレンズにおまかせして、同窓会を思いきり楽しんでいただくことをおススメします(^^)v

 

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写真代行販売サービス

 

夏の暑さも落ち着いて、過ごしやすい季節になりましたね。

明日から3連休♪来週も3連休♪

私は何も予定がありませんが…みなさん、楽しい連休をお過ごしください(;^ω^)

 

 

さて、以前にも写真についてお話しましたが、スナップ写真をたくさん撮影すると、

同窓会後も盛り上がりますし、出席できなかった方も楽しめます。

 

Reフレンズでは、幹事様から要望があれば、HPに同窓会当日の写真を掲載しています。

さらに、手元に写真を残したいという人の為に、写真代行販売サービスも導入しています。

 

同窓会当日に撮影したスナップ写真を、インターネット上に展示して受注・現像・発送まで行う

一括代行サービスです。

 

幹事様にしていただくことは、当日の写真撮影のみで、あとは写真が欲しい人が各自購入するだけ

です。

 

パスワードがないと閲覧できないようになっておりますので、ご安心ください。

 

詳しくは、同窓会プランナーまでお気軽にご相談ください(^^)

 

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会場予約はお早めに!

 

この度の台風21号、平成30年北海道胆振東部地震で被害に遭われた方々に心よりお見舞いを

申し上げます。

二次被害や余震の心配もございますので、くれぐれもお気をつけてお過ごしください。

また、皆様の無事と一日も早い復旧をお祈り申し上げます。

 

 

台風といえば、今年は大雨が続き大変ですね・・・

幹事さんにとって、当日の天気というのは心配の一つではないでしょうか。

当日の天気に関係なく楽しめるよう、Reフレンズでは、利便性のよい会場を

オススメしています。

 

例えば、駅の近くや交通の便が良い会場、送迎のシャトルバスがある会場等がオススメです。

お盆やお正月、連休など同窓会開催に人気の時期は、特に会場の予約も込み合います。

ホテルなどの大きな会場の多くは、1年前から予約を受け付けていますので、

「同窓会をしたいな・・・」と考えていらっしゃる方は、お早めの計画を!

 

 

Reフレンズでは、同窓会プランナーが、同窓会開催までのスケジュールをしっかりサポート

いたします!  お気軽にご相談くださいませ(^^)

 

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会費の決め方

 

会費は、会場費(飲食代)、案内状発送費に加えて恩師への花束等の経費を計算し決定します。

 

この会費の決定には、出席者の人数を予測することが非常に重要です。

経験がある方であれば、出席者の人数をある程度予測することができるかもしれません。

しかし、はじめての幹事様には予測などとても難しいことだと思います。

 

出席者の人数によっては、会費だけで経費を賄えないといった場合になることもあります。

 

 

例①)会場費(飲食費)は、8,000円のプランを利用して、参加者80名だとすると、640,000円です

学年全員(例えば400名)に送ろうとすると、郵送費だけでも、53,600円です。

・案内状発送時の切手代   32,800円(@82円×400名)

・出欠返信用の官製ハガキ代 20,800円(@52円×400名)

 

会費10,000円とすると…

会費収入800,000円-会場費640,000円-発送費53,600円=106,400円

 

ここから、案内状印刷費・恩師への花束等を賄います。

 

 

例②)会場費(飲食費)を上記と同じプランで参加者70名だとすると、560,000円です

 

会費10,000円とすると…

会費収入700,000円-会場費560,000円-発送費53,600円=86,400円

 

このように参加者が少なければ少ないほど、案内状印刷費・恩師への花束等に充てる金額が

減ってしまい、不足分は幹事様が負担することになってしまいます。

 

そのため、出席者の目標人数を決定し、会費収入からの予算を計画することが大切です。

出席への呼びかけに協力してくれる人を集めて、会費を決定しましょう♪

 

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校歌斉唱のススメ

 

今年は、夏の高校野球が大盛り上がりで、特に金足農業高校の球児たちの活躍は、

連日、ニュースにも取り上げられ、日本中の話題になりました。

 

実は弊社、(株)サラトは、全国の高校を中心とした同窓会様と契約し、同窓会活動の支援を

専門に行っている会社なのですが、金足農業高校様も大切なお客様なんです。

(ちょっと自慢です(^^♪)

 

さて、高校野球の試合でも、球児たちが胸を張って校歌を歌うシーンがありますが、

学年同窓会でも、プログラムの中に校歌斉唱を盛り込まれるケースが大半です。

「校歌」のメロディーは、普段は、思い出すことがほとんどなくても、頭のどこかに

記憶が残っているのでしょうね。再会したみんなで歌うことで、より一層、

みんなの絆が強くなるような気がします。

 

同窓会を開催するときには、是非、校歌を歌われることをおススメします(^^♪

 

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夏季休業のお知らせ

 

いよいよ待ちに待ったお盆休みに入りますね♪

ご旅行に行かれる方、同窓会に参加される方、それぞれ楽しいご予定があるかと思います!

 

私はお盆休みの間に開催される同窓会のお手伝いに行く予定です(*^^*)

久しぶりの「再会」に、たくさんの「笑顔」があふれる会場。

お手伝いに行くたび、

やっぱり同窓会はいいものだなあ(^^)

と感じます!

 

この夏、高校野球を見ながら青春時代を思い出し、

「あの子は元気かな~、久しぶりに会いたいな~、そうだ!同窓会をしよう!」

と思った方、ぜひ、お問い合わせください\(^o^)/

 

まだまだ暑い日が続きますが、楽しいお盆休みをお過ごしくださいませ♪♪

 

 

*** お知らせ ***

8月11日~8月19日は夏季休業とさせていただきます。

8月20日より営業いたします。

 

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同窓会の服装

 

お盆前後に同窓会を開かれる方も多いのではないでしょうか。

8月に入り、長い間行なわれてきた同窓会の準備も、ラストスパートですね(^^)

 

会の準備はもちろん、幹事・参加者ともに、自分自身の準備も重要ですよね!

特に服装は気になるところかと思います。

実際、開催後の感想でも、「(カジュアル過ぎてor華やか過ぎて)自分だけ浮いてしまった」と

いうものが意外と多いようです。

 

会場がホテルの場合は、スマートカジュアル・キレイめカジュアルというワードがピッタリです。

男性ならスーツ、女性ならブラウスやワンピースなど、派手過ぎず、ラフ過ぎず、

自分にも同窓会にも合ったコーディネートで参加できるといいですね。

 

過去のブログにドレスコードについて詳しく書いていますので、ご参考までに...(^^)/

https://www.refriends.net/blog/?p=720