同窓会幹事になって苦労したこと

 

「同窓会幹事になって苦労したこと」の上位に挙がるのが、当日のドタキャンです。

残念なことに、当日キャンセル、無断キャンセルをされる方がいないわけではありません。

 

多くの会場では、数日前からキャンセル料もしくは通常料金を請求されます。

ただでさえ、「人数集まるかな」「当日上手くいくかな」と少なからず不安を感じながら、

当日まで過ごしてきた幹事にとって、ドタキャンは、金銭的負担はもちろん、精神的負担が大きい

ですよね。

 

もちろん、急にキャンセルしなければならなくなった、ギリギリまで予定が分からなかった、

参加を悩んでいた等、人によって事情は様々ですが、次のようなことを心がけると良いと

思います。

 

幹事側の配慮として…

・「○月○日を過ぎたキャンセルは、代金を払っていただく」旨を案内状に記載しておく。

・連絡しやすい環境を整えておく。

*キャンセルについて伝えることは、悪いことでもネガティブなことでもありません!

 

案内された側のマナーとして…

・やむを得ない場合、幹事に最低限の連絡をする。

・ギリギリまで分からない場合、前もって幹事に伝えておく。

 

今の時代、メール・メッセージ・LINE等、簡単に連絡を取ることが出来る手段が

たくさんあります。

お互いを思いやって、みんなが気持ちよく参加出来るようにしましょう(^^)

 

尚、サラトの「おまかせパック」なら、当日キャンセルのリスクも、サラトに“おまかせ”

です!幹事様の金銭的・精神的ご負担は、一切不要です。是非、ご相談ください♪

 

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Reフレンズキャラクター ともーる


LINEスタンプ 第2弾発売!

 

Reフレンズのイメージキャラクター『ともーる』のLINEスタンプ、

第2弾 手書きverがリリースされました!

 

手書きなので、第1弾よりも可愛く仕上がっております♡

同窓会のみならず、日常生活に使えるスタンプがいっぱいです。

第1弾を購入していただいた方も、また違ったテイストなので、是非GETしてください♪

スタンプ1

 

 

 

 

第1弾も好評発売中なので、こちら↓もよろしくお願いします。

スタンプ2

 

 

 


複数学年の同窓会のご準備もお手伝いします!

 

気づけば6月。夏が目前までやってきました。

梅雨の蒸し暑さで体調を崩しやすい時期がやってきますが、お体に気を付けて元気に夏を迎えましょう!٩( >ω< )و

 

ところで、複数の学年や、支部での同窓会、全学年の総会・懇親会の担当になり、お困りの幹事様はいらっしゃいませんか?

一学年の同窓会を開催するだけでも準備が大変なのに、さらに人数が増えるとなると、その分手間が増えてしまいますよね。

 

Reフレンズでは、案内状の発送、出欠のとりまとめ、当日に必要な受付名簿や名札の作成などのわずらわしい部分を代わりにお手伝いさせていただきます!

雑務はReフレンズに任せて、幹事様には当日のご準備に集中していただくことが可能です♪

 

同窓会というと一学年のイメージが強いですが、複数学年の同窓会もお手伝いさせていただきますので、お気軽にご相談ください(^^♪

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Reフレンズキャラクター ともーる


恩師を同窓会に呼びましょう

 

恩師を呼ぶにあたり、「招待制と会費制のどちらにするべきか」という質問を

よくいただきます。

 

私たちがお手伝いをしている同窓会では、ご招待にされる場合と会費制にされる場合

どちらもあります。

 

恩師をご招待にすることにより、先生に対して感謝の気持ちを表すことができます。

しかし一方で、恩師の先生からは、会費制の方が気軽だな、というお声も聞きます。

 

また、恩師をご招待することで、幹事様は、先生の費用を会費から賄うことになるので、

料理の発注の際などにお金の計算に注意する必要があります。

その点、会費制にされると楽ですね。

 

 

招待制と会費制のどちらにするか迷わる方は多くいらっしゃいますが、

恩師の先生方は呼ばれるだけでとても嬉しいそうです。

 

また、会費制でも、花束をご用意し、感謝の気持ちをお伝えするのはいかがでしょうか。

 

招待制と会費制、幹事様の総意で決めましょう。

 

 

是非、恩師をお呼びし、思い出に残る同窓会を開いてください♪

 

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合言葉を決めよう!

 

同窓会の幹事様から、よく「どうしたらたくさんの人が参加してくれるか」というご質問を

いただきます。

 

Reフレンズでは、ご案内状の発送やHPの開設を行っていますが、それ以外に、クラスごとに、

男性と女性の幹事をたてて、電話、メール、LINE、Facebookなどを使って参加へのお誘い連絡を

していただくことをお勧めしています。

また、より気分を盛り上げていくために「合言葉」を決める、これもひとつ面白い企画です。

 

例えば・・・

 

50歳を記念しての同窓会ならば、

『50歳だヨ!全員集合』。(年代によってはおわかりになりますよね。笑!)

 

還暦を少しすぎちゃったけど・・・・

『還暦+1(プラスワン)同窓会』

 

節目の年じゃないけど、集まろう!

『卒業37年目で37(みな)集合!』

 

※弊社がお手伝いさせていただいた同窓会様の実例です。

学生時代、体育祭等でもクラスごとにスローガンを掲げることによって、一体感、絆が

生まれましたよね。

 

あれと同じですね(^^♪

 

同窓会に誘う側も誘われる側も、同窓会開催に向けて、

楽しく盛り上がっていきましょう!!

 

 

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案内状を送ろう!

 

同窓会を開くために、日時、会場、会費を決めたら、案内状を発送しましょう!

 

メールやLINE、SNSなど便利なツールが増えてきていますが、人によって

利用していたり、していなかったりするので、やはり、案内状を郵送することが、まだまだ

一般的です。

 

 

案内状は、

・同窓会のお知らせの文章

・開催日時、会場

・会費

・幹事の名前

・返信期日

などを記載して作成します。

 

 

でも、

・印刷等、発送準備が大変…

・切手代を立て替えなきゃ…

・新たに住所がわかった人への追加発送が面倒…

 

等々、大変だなぁと感じられる幹事様もいらっしゃるかもしれません。

 

そんなときはご相談ください!

 

サラトのReフレンズでは、案内状作成はもちろんのこと、切手代も立て替えます。

幹事様は、印刷前に案内状の内容を確認するだけ!とっても楽ちんです。

 

ぜひ、たくさんの級友に案内状を届けて、同窓会を盛り上げましょう\(^O^)/

 

 

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スタート!

あっという間に4月が過ぎ、5月が始まりましたね!

今年も3分の1が終わり、残りの3分の2のスタートです。

「あっという間に師走だ!」「あっという間に新年だ!」となりそうなので、意識して充実した

日々にしたいですね(;^ω^)

 

ところで、新年と言えば、来年のお正月に同窓会開催を考えている方もいらっしゃると

思うのですが、いつ頃から準備すれば良いと考えていらっしゃいますか?

実は、ホテルの予約等を考えると、そろそろ準備が必要です。

特に、立地条件の良いホテルの会場は、すぐに予約でうまってしまうので早めに押さえて

おく必要があります。

 

同窓会を考えているけれどどうすれば良いかわからない方、幹事をやることになったけど

幹事経験のない方は、お気軽にご相談ください。(^^)/

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同窓会の写真について

同窓会の集合写真を撮影するタイミングは開会前?歓談中?閉会前?

 

オススメは開会前です!

 

「開会前は、まだみんな打ち解けていないし、歓談中とか閉会前の方がテンション上がって楽しい

写真になりそうじゃない?」

と思う方もいらっしゃるかと思いますが、歓談中や閉会前はお酒をたくさん飲まれている方も

いらっしゃるかもしれませんし、話に夢中になって、集まって撮影するのに時間がかかることが

よくあります。

それに、なんといっても女性は一番キレイな状態で写りたいですよね( *´艸`)

 

逆に、クラス写真やテーブル写真は、歓談中に撮影しましょう。

特に、先生を囲んで撮影していただくと思い出に残る、楽しい写真が撮れます♪

 

スナップ写真をいっぱい撮影して、ホームページ等に掲載すると、同窓会後も盛り上がりますし、

出席できなかった方も楽しめます。

 

サラトでは、写真のネット販売代行サービスも行っております。閲覧は無料で、プリントの

購入を希望される方のみ各自でお申し込みいただける便利なサービスです。

思い出の写真を、プリントで残したい、そんな方におすすめです。

是非、お気軽にご相談ください。

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二次会を開いてみませんか?

久しぶりに再会できたのに一次会でお別れというのは少し物足りないですよね。

同窓会を開催されるなら、せっかくの機会ですし二次会もされることをオススメします!

 

一次会は仕事の都合が合わず、二次会から参加するという方もいらっしゃいますので、

より多くの同級生との再会を楽しむことができます。

 

お酒が回ってきて会場内も盛り上がっていますので、「久しぶりの再会で緊張しちゃってあまり

話せなかった…」という方も、雰囲気に慣れてきた二次会でいっぱい話しちゃいましょう!

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同窓会での会費の集め方♪

同窓会を開催するにあたり、

会費を事前振込にするか悩まれている声をときどき耳にします。

実際、事前振込にされる方もいらっしゃいます。

 

 

事前振込と当日集金と、どちらがいいのでしょうか?

 

どちらにもメリットとデメリットがあります。

 

事前振込にした場合、幹事様の手元に準備金としての費用が入ることと、当日よほどの事情が無い

限り、ドタキャンのリスクを減らすことができるメリットがあります。しかし、振込んだ後に参加

できなくなった場合、返金を求められるなど、会費の管理に最新の注意を払う必要があります。ま

た、参加者が振込手数料を負担する必要も出てきます。さらに、確実に出席できるか分からない人

は、振込を迷って、出席率が落ちる可能性もあります。

 

また、当日徴収する場合、当日の受付での集金をするだけで、事前の会費の管理が不要というメリ

ットがあります。当日、予定が空いたので飛び入り参加!などもしやすくなります。しかし、その

反面、幹事様の手元に準備金がなく、案内状の印刷や切手代などを幹事様が立て替えるデメリット

があります。

 

サラトのReフレンズでは、当日、会費を集める方法をおすすめしています。

当日までの案内状印刷や、切手代は、すべてサラトが立て替え、幹事様にご負担をお願いする

ことはありません。幹事様は、お金の心配をすることなく、同窓会の準備をすすめることができま

す。お金の心配がないって安心だな、と思ったら、是非一度ご相談ください♪

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