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名札・受付名簿作成について

 

さて、今回は、同窓会マニュアル「⑤名札・受付名簿」についてです。

名札と受付名簿は同窓会当日に使用します。

 

まず、名札について・・・

 

みなさん、卒業当時とは違う、素敵な大人になられています。顔と名前が一致しない方もいらっしゃるかもしれません。

 

実際、参加者同士で名札を確認しあっている光景をお見受けすることがあります。

名札があれば名前を間違っていたら、と不安になることもありません。

 

少しでもスムーズに歓談できるよう、名札を用意しましょう。

 

名前には、学生時代の旧姓が書かれてあると安心です。

また、卒業時のクラスもあれば、思い出しやすいです(^O^)/

 

名札には安全ピンで留めるタイプや服に貼るタイプがありますが、せっかくの洋服を傷つけてしまうかもしれません。首から下げるタイプをおススメします。

 

飛び入り参加の方もいらっしゃるので、予備の名札も用意しておきましょう(^^

 

 

受付名簿について・・・

 

当日は受付時間になると参加者がどんどん来られます。

会費の集金漏れがないよう、出欠確認・集金チェックをするために受付名簿を用意しましょう。

 

受付時に焦ることのないよう、お名前のあいうえお順や男女別等、チェックしやすい形式で作成するといいですね。

 

また、名札と受付名簿に同じ番号を記載しておき、参加者には、まず名札を自分で手に取って、

受付で提示してもらう形をとると、番号で確認できるので、とてもスムーズに受付を進めることが

できます。

 

 

同窓会当日に困った!なんてことにならないよう、事前に準備しておきましょう♪

次回は「⑥当日の打合せ」についてのお話しです(^^)/

 

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Reフレンズキャラクター ともーる

 

 


お誘いのお声がけ

 

貴方がお過ごしの地域は、まだまだ暖かいですか?もう寒いですか?

「寒いけど、我慢できるかな?」くらいの寒さを我慢することが、実は身体に一番負担がかかる”と聞いたことがあります(>_<)

冷えは万病のもと。寒さを感じたら、我慢せずに暖かくしましょう(^^)

 

さて、11月に入り、お正月に同窓会を開催される方々は、当日に向けての準備を始められる頃でしょうか。

2ヶ月を切り、参加人数も気になり始める頃ですね。少しずつ、お誘いの声かけをしていきましょう。

 

同窓会の案内状を発送しているから、とは言っても、やはり案内を送りっぱなしでは、

なかなか参加人数は増えません。

「私のこと、覚えている人はいるかな?」、「仲の良かった子が来るかしら?」、「忙しいし

どうしようかな。」と迷っている人がいるからです。

幹事さんや同級生からのお誘いのお声がけは、久しぶりの再会の場に顔を出す良いきっかけとなりますし、勇気にもなります。

 

もちろん、まだまだ予定が分からない方もいますので、程よいお誘いを心がけてみてください。

男性には男性幹事さんから、女性には女性幹事さんから、お誘いいただくのがおススメです。

 

より多くの参加者を集め、同窓会を盛り上げましょう♪

 

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Reフレンズキャラクター ともーる


同窓会の案内状作成

 

同窓会を開催することが決まったら、次は同級生への案内状発送ですね!今回は、どのような内容を案内文に記載したらいいのかについて説明いたします(^^)/

 

まず、案内文の内容としては、幹事挨拶、日時、会場、会費、返信の〆切を記載しましょう。日時は、開催時間のみでなく受付開始時間も記載しておくと、参加する方が分かりやすいです♪

返信の最終〆切日の決め方としては、少し早めの時期(同窓会当日より2週間~1ヶ月前程度)に設定すると、参加人数の把握や料理の注文数などを考える時間が作れます。

また、急な予定変更時の連絡方法として、幹事への連絡方法を案内文面に記載しておき、無断のドタキャンを防ぐようにしましょう。

 

【案内状例】

タイトル:〇〇県立サラト高等学校「第45回生同窓会」のお知らせ

幹事挨拶:

拝啓 仲秋の候、皆様には、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。この度、サラト高等学校第45回生同窓会を開催いたします。恩師の先生、旧友のみんなと楽しく集い、懐かしい話に花をさかせませんか。発起人一同、皆様のご参加を心よりお待ちしております。      敬 具

発起人代表(幹事)サラト太郎(1組)

 

日時:平成〇〇年〇月〇〇日(日)

△△:△△~△△:△△(受付△△:△△~)

会場:□□□□□ □□の間(3F)

JR□□駅より徒歩□□分

〒〇〇-〇〇〇〇 〇〇市〇〇〇〇〇

TEL 〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇

会費:△△,△△△円

ご出欠:〇月〇〇日までにご返信ください。

(会場手配の都合がございますので、出来る限り早めにご返事ください。)

連絡先:発起人代表(幹事)サラト太郎

TEL 〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇  E-mail □□□@□□□□

 

Reフレンズでは、案内状の印刷や発送もすべて承ります。案内状の内容が決まっても、印刷や宛名の作成には時間と手間がかかるな~という忙しい幹事様、お気軽にご相談くださいませ(^^)/

 

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Reフレンズキャラクター ともーる

 

 

 


気になるお金の話

こんにちは。今週も一段と寒かったですね。みなさん、風邪・インフルエンザに気を付けて、

ご自愛くださいね。

 

さて、同窓会を開催する時にかかる費用って、どれくらいかご存知でしょうか。

おおまかに言うと以下の2つが大きな支出です。

①会場費

②案内状発送費

 

①の会場費は、ホテルを使用した場合、一般的に食事代を含め、一人7,000~10,000円ほどです。

仮に8,000円のプランで参加者80名だとすると、640,000円です。

 

②の案内状発送費は、案内状作成・郵送費・出欠返信用ハガキの郵送費です。

学年全員(例えば400名)に送ろうとすると、郵送費だけでも、57,600円です。

・郵送費       32,800円(@82円×400名)

・出欠返信用のハガキ 24,800円(@62円×400名)

 

会費10,000円、参加者80名と仮定すると…

会費収入800,000円-会場費640,000円-発送費57,600円=102,400円

ここから、案内状作成費・恩師への花束・余興等を賄います。

 

会費と必要経費のバランスを見ながら、会費設定や経費節約の調整が必要ですね。

場合によっては、幹事の持ち出しなんてことも…

 

もちろん、お金のことだけではなく、作成・作業・管理の手間もありますよね。

 

もしかしたら、そのお金の心配と作業の手間、サラトのおまかせパック・お気軽パックで、

解決できるかもしれませんよ♪ ぜひ、ご相談ください。

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同窓会で盛り上がろう!参加者を増やす方法とは?? その2

こんにちは。今日は、同窓会のご契約の為に、京都のお客様を訪問させていただきました。

そこでも話題になるのは、案内状は届いているはずだけど、出欠のお返事をいただけない

方がどうしたら出席のお返事をくれるのか、ということでした。

 

やはり、「誰がくるのかなー?」と様子を見ている方が結構多くいるのですよね。

 

○○さんも△△さんも出席なんだね!とわかれば、

安心して、参加しやすくなります。

 

そこで、お勧めは、HPやSNSなどで参加予定者の名前や人数を公表するということ。

 

Reフレンズでは、IDとパスワードを知っている人だけがアクセスできるHPを

開設して、参加予定者を公開しています。

 

「みんなが参加するのなら、私も・・・・!」

 

是非、皆様もお試しください。

きっと、参加者が増えるはずです。

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秋祭り

こんにちは、同窓会プランナーのH.Yです(^^♪

先日10月21日・22日は、地元の魚吹八幡神社で秋祭りが行われました。

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今年は休日ということもあり、多くの人が見物しにくることだろうと思っていました。

がしかし、今年は台風が接近していた為、雨が降りました。

せっかくの休日でしたが、早めに切り上げたようです・・・(´・ω・`)

屋台に合羽を着せた姿も毎回見れるわけではないので、これはこれで・・・、ということにしておきましょう。

 

宵宮では「ちょうちん練り」と言ってちょうちん同士をぶつけ合わせるのですが、

今年はバナナが好物の黄色い某キャラクターがちょうちんになっていました。笑

 

地元を離れていた人が祭りのために帰ってくるので、

懐かしい旧友に再会できることもあるのです。(^^♪

 

秋祭りも終わり、もう11月です。

少しずつ2017年も終わりに近づいてきました。

頑張っていきましょう!

 

 


お見舞い申し上げます。

九州北部の豪雨災害にあわれた皆様に

心よりお見舞い申し上げます。

連日のニュースで、とても大きな自然災害の爪跡に心がいたみます。

一日も早く、救助を待つ方々のところに、避難されている方々のところに

安心の手が届きますように。

今日は、七夕です。

短冊に祈りを託したいと思います。

 


悲しいことがありました

同窓会プランナーのM.Iです。

寒さの続く中、皆様お元気にお過ごしでしょうか?

実は先日悲しいことがありました。

いつも同窓会の幹事を手伝ってくれていた同級生が突然他界してしまいました。

ほんとに突然・・・・

朝なんかお腹が痛いと言って仕事に行き帰りに寄った病院で意識を失ってそのままでした。

静脈瘤があったらしいです。

前回の同窓会依頼、会っていなかったので悔やまれます。

失って大切なものに気づかされるもんなんですね。

 

 

 


新年明けましておめでとうございます!

明けましておめでとうございます!
同窓会プランナーa.tです。今年のお正月は、皆様いかがお過ごしでしたでしょうか?

今年は、天気に恵まれ、いつもよりずいぶん温かいお正月だったような気がします。私は、実家で家族と過ごしたり、クラシックコンサートに出かけたり、のんびり~と過ごしていました♪

今年は、酉年。受験や就職、結婚、、等々様々な人生の転機がありますが、みんなが鳥のように大きく羽ばたける良い一年となるといいですね~。

本年も、サラトの幹事代行Reフレンズをどうぞよろしくお願い申し上げます!


紅葉

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こんにちは、同窓会プランナーH.Yです。

 

先日栃木の日光に紅葉狩りへ行ってきました。

世界遺産の東照宮やいろは坂へ行きましたが、残念ながら紅葉は少し早かったです・・・(涙)

見頃の時期ではありましたが、気温や天気によって紅葉具合が変わってくるのでタイミングが難しいです(>_<)

紅葉している木はとてもきれいだったので見頃を迎えたら本当にきれいなんだろうなと思います。

 

東照宮の三猿は現在修復中でレプリカでしたが、鳴龍の反響具合に驚きました(*’ω’*)

 

いろは坂は渋滞を考慮して早朝に行ったのですが、
霧がすごくて明知平から景色を眺めることが出来ませんでした・・・。

しかし華厳の滝を見て私は感動しました。
写真を撮るのが好きで写真を撮ったのですが、こういう景色はやはり写真じゃ伝えきれないなと思いました。(カメラの技術面もありますが・・・!)
やはり自分の目で見るのが一番です!

マイナスイオンを感じて癒されて帰ってきました(^^♪

 

これから京都やいろいろな場所で紅葉の見頃を迎えるのでとても楽しみです。