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名札の必要性

 

先日、大阪で買い物をしていたところ、突然「○○さん…?」と声をかけられました。

休日の大坂、多くの人がいる中、卒業以来の同級生にばったり会うなんて思いませんよね。

だから、一瞬戸惑いましたが、すぐ同級生の□□くんだと分かりました。

でも、□□くんは、私だと思いつつも確証が得られず、何度も何度も私のことを見て、必死で学生当時の記憶と照らし合わせたそうです(笑)

 

これ、同窓会でもよくあることです!男性ももちろん、女性は特に、学生時代とは見た目や雰囲気が変わります。

「○○さん!?キレイになったね~」など話題になる場合はいいのですが、「…(誰だっけ…確か○組の…)」と思いだすのに必死で時間が過ぎていっては、せっかくの歓談時間なのにもったいない。

 

こんな時に活躍するのが、「名札」です。

クラス・名前(卒業時姓)があれば、記憶もすぐによみがえり、スムーズに歓談を始めることが出来るでしょう。

参加者全員分の名札を作成するのは簡単ではありませんが、Reフレンズのおまかせパック・お気軽パックどちらのパックも名札が付いています。

もちろん、すぐに使える状態でお渡しますので、ぜひご利用ください(^^)/

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Reフレンズキャラクター ともーる


会場を予約しよう

新年を迎えてから、早1ヶ月が過ぎましたね。

日曜日は節分です。地域によって風習も様々で、柊鰯を飾ったり、恵方巻を食べたり、豆を撒いたり…初めて知りましたが、落花生を撒く地域もあるそうですね!あなたが住む地域は、何を撒きますか?(^^)

 

さて、先週のブログで、会場の予約は約1年前に、とお伝えしましたね。

会場によって値段は様々ですが、同窓会を開催する時にかかる費用って、どれくらいかご存知でしょうか。

おおまかに言うと以下の2つが大きな支出です。

①会場費

②案内状発送費

 

①の会場費は、ホテルを使用した場合、一般的に食事代を含め、一人7,000~10,000円ほどです。

仮に8,000円のプランで参加者100名だとすると、800,000円です。

 

②の案内状発送費は、案内状作成(案内状、封筒、はがき等の印刷費)・案内状発送時の郵送費・出欠返信用ハガキの郵送費です。

学年全員(例えば400名)に送ろうとすると、郵送費だけでも、57,600円です。

・郵送費       32,800円(@82円×400名)

・出欠返信用のハガキ 24,800円(@62円×400名)

 

会費10,000円、参加者100名と仮定すると…

会費収入1000,000円-会場費800,000円-郵送費57,600円=142,400円

ここから、案内状作成費・恩師への花束・余興等を賄います。

 

会費と必要経費のバランスを見ながら、会費設定や経費節約の調整が必要ですね。場合によっては、幹事の持ち出しなんてことも…

 

もちろん、お金のことだけではなく、作成・作業・管理の手間もありますよね。

もしかしたら、そのお金の心配と作業の手間、サラトのおまかせパック・お気軽パックで、

解決できるかもしれませんよ♪ ぜひ、ご相談ください。

 

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Reフレンズキャラクター ともーる


平成最後の同窓会

 

2018年も残すところあと4日です!

今年は様々なイベントが「 平成最後 」となりました。

「 平成最後 」とつくだけでいつもより特別なものに感じますね(^○^)

 

さて、先週のブログでもお話しましたが年末年始に同窓会を控えた幹事様も

多いのではないでしょうか。

 

①出欠確認

②収支確認

③会場との打ち合わせ

④当日の進行確認

 

この4点はバッチリでしょうか??

 

当日の受付業務のポイントはこちらを参考にしてみてください(*^^*)

http://www.refriends.net/blog/?p=768

「 平成最後 」の同窓会、良い思い出になることをお祈りしています☆彡

 

 

*** お知らせ ***

 

12月29日~1月6日は冬季休業とさせていただきます。1月7日より通常営業となります。

 

今年も多くの方の「再会」のお手伝いをさせていただきました。来年も皆様にとって素晴らしい「再会」がありますように・・・

それでは、よいお年をお迎えください\(^o^)/

 

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Reフレンズキャラクター ともーる


同窓会の準備は順調ですか?

 

今年もあと1週間とちょっとで終わりですね。みなさん、やり残したことはないですか?

平成最後の年末ですよ(・∀・)

 

さて、年末年始に同窓会を開催される幹事さんは、準備も最終段階ですね!

大まかには、以下の4つが主な確認事項でしょうか。

 

・出欠の確認

会場に参加人数を伝える日に間に合うように、保留となっている人の様子を伺ってみましょう。

また、LINEやSNSで「もうすぐ同窓会だよ!」という情報を発信してもいいですね。

(参加者の○○くんが来ない!→「日にちを間違えていた」なんてことも過去にありました(^-^;)

 

・収支の確認

参加人数や当日のイベントの経費等、最初の打ち合わせ時から状況が変わっています。

「いつのまにか経費が会費を上回ってる!」なんてことがないように、もう一度計算しましょう。

 

・会場との打ち合わせ

契約や会場セッティングに行き違いがあると大変です!

契約書の確認(契約書がある場合)、会場担当者との電話・メール確認等、今一度確認しましょう。

 

・当日の進行確認

イベントを設ける場合は、タイムスケジュールが重要です。

特にイベントがなく歓談のみの場合も、大まかな流れ(集合写真・乾杯の挨拶・歓談・〆の挨拶等)を決めて、司会者のみならず幹事内で共有しておきましょう。

 

上記の他にも、当日の内容によって確認事項は増えます。

思わぬ問題が発生しても、1週間ある今なら何とかなることが多いと思います。

当日「困った!どうしよう!」ということがないように、早めに確認・打ち合わせをして、準備万端で余裕を持って当日を迎えましょう(´▽`*)

 

Reフレンズでは、「初めての同窓会なので、何を準備すれば良いか分からない」「司会進行を任されて、原稿作りに悩んでいる」といった場合でも、同窓会プランナーがアドバイスいたします♪お問い合わせ、お待ちしております(^^)


母校で開催する同窓会

 

こんにちは。寒い日が続いておりますが、いかがお過ごしですか?

先日、1次会を学校で開催された同窓会のお手伝いをさせていただきました。母校で同窓会をしたいという気持ち、わかります。思い出がたくさん詰まった場所です、楽しみですよね。

 

しかし!!

 

学校で同窓会を開催するには制限や注意点がたくさんあります。

 

1.まず、大前提として学校側の許可が必要です。

2.もちろん、お酒・タバコはNGです。

3.料理・ドリンク・お皿・コップ…必要な物は自分達で準備する必要があります。

4.準備・後片付けも自分たちで行います。ゴミは持ち帰り、机などは元通りに直す必要があります。

5.学校によっては冷暖房がありません。

 

そして学校側の許可ですが、なかなか難しいと聞きます。学校・在校生の安全が最優先だからです。同窓会館での開催ならOK、開催は良いが、飲食はNGという場合もあります。

まずは、学校の同窓会担当の先生に相談することをおすすめします(^O^)/

 

 

また、サラトには『おまかせパック』と『お気軽パック』の2つのプランがあります。

 

『おまかせパック』は、会場はホテルや結婚式場での開催を基本としており、会費は、1万円前後です。

 

『お気軽パック』は、幹事様の方で自由に会場と会費を決めることができます。料金は、ご契約時の見積りの金額(固定)ですので、参加者が増えれば増えるほど、当日の料理の手配などに費用を充てることができます。

 

お気軽パックをご利用していただくと、案内状発送や出欠管理などの雑務は、サラトにおまかせで、幹事様は、会場との打合せや当日の手配等のみで、学校で開催することも可能です。

ご興味がありましたら、弊社のスタッフがアドバイス&サポートしますので、お気軽にご相談ください。

 

 

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Reフレンズキャラクター ともーる


当日の受付業務について

 

11月も下旬になりました。皆さま、紅葉は観に行きましたか?

サラト本社がある兵庫県姫路市では好古園が紅葉の見頃を迎え、夜にはライトアップも行われているそうです!

この季節だけ見ることのできる素敵な景色を見に、出掛けてみてはいかがでしょうか♪♪

 

 

さて、同窓会当日の大事な仕事の一つに受付業務があります。受付業務は、主に、会費の徴収と出欠の確認です。

また、名札や式次第などの配布なども受付で行います。

スムーズに受付業務を行うために、次の手順をオススメします(^O^)

 

名札をあらかじめ受付テーブルに並べておく→参加者自身に名札を取ってもらう →参加者が会費係に名札を見せる → 受付係は名前を確認し会費を集金、受付名簿にチェックを記入する →配布物を渡す

 

そして、ここで、ワンポイントアドバイスです!

★名札は飛び入り参加の方のために、白紙のものを用意しましょう!

★受付や会場への誘導を行う係を作りましょう!

★おつりが必要な場合は、忘れずに用意しましょう!

 

 

受付時刻になると参加者がどんどんやってきます。

会場付近では、懐かしい友人との再会で話が盛り上がり、なかなか思うように受付が進まない場合もあります。

少人数で行うのは大変なので、幹事だけでなく当日手伝いをしてくれる方を募って、誘導係、会費を徴収する係、配布物を渡す係など役割分担をして、スムーズに受付業務を行い、楽しい会にしましょう\(^O^)/

 

 

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Reフレンズキャラクター ともーる

 


ぼく、ともーるです♪

 

ブログのヘッダーや記事の最後にいるモグラくん…いったい何者だかご存知ですか?

 

彼はリフレンズのマスコットキャラクター「ともーる」といいます。

 

今日はそんな「ともーる」の紹介です!

 

ともーるは同窓会幹事を務めるモグラの男の子なんです〜

ぽよよんとした包容力のある体型と、

Reフレンズ印のついた水色のふろしきを持っているのがチャームポイントです。

「たまには外に出ようかな〜」が口癖ののんびりした子ですが、いざって時やれちゃうヤツなので、可愛がってやってください(^^)

 

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ともーるです♪

 

ブログのヘッダー画像は季節に合わせて毎月変わるので、そこもチェックしてみてはいかがでしょう(*‘ω‘ *)

ちなみに10月はハロウィン仕様でヴァンパイアともーるになっていました~

 

そんなともーるのLINEスタンプも実はリリースしています!

第1弾はノーマルのともーる、第2弾は手書き風になっています!

 

個人的には第2弾の手書き風がかわいくて日常的にも使いやすいのでオススメです♡

LINEでのお声がけに楽しく活用しちゃいましょう!

 

こちら↓からチェックできますので是非是非(^o^)

第1弾⇒ https://store.line.me/stickershop/product/1267599/ja

第2弾⇒ https://store.line.me/stickershop/product/3630805/ja?from=sticker

 


同窓会の補助金をもらおう!

 

同窓会を開催する時、幹事はお金の心配が尽きません。。。

同窓会の経費は、参加者の会費でまかなうことがほとんどですが、参加人数が足りず、不足分を幹事が自腹で・・・なんてリスクは避けたいですよね。

 

参加人数を増やす努力をすることはもちろんですが、もう一つ、同窓会開催の補助金を活用するという手段があります。

母校にある同窓会本部では、「はがきの切手代を補助します。」や、「お祝い金として〇万円お渡しします。」等を会則に定めているところがあります。

 

また、帰省による地域の活性化を目的として、同窓会開催時に補助金を出している市町村もあります。

それぞれ条件があり、ある同窓会本部では、同窓会開催の案内状と、全体写真を提出するだけであったり、市・町からの補助金では、『〇〇名以上参加で、その内、〇名は市外在住者である事』であったり、条件は様々ですが、一度、市や学校に問い合わせてみてはいかがでしょうか。

 

事前に申請しなければいけないことも多いので、同窓会の開催を決めたら、早めにお問合せされることをおススメします(^^♪

 

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Reフレンズキャラクター ともーる


ホームページの開設について

 

段々と秋が近づいてきましたね!

 

サラトがある兵庫県姫路市では、もうすぐ灘のけんか祭りなどの秋祭りが開催されます♪

わたしは秋祭りが大好きなので、太鼓の練習の音が聞こえてくるだけでワクワクが止まりません

( *´艸`)

 

さて、同窓会で参加者を増やすためにホームページを利用する方法があります。

 

“ 誰が参加するのかな? ”

 

参加される方が気にされていることとして一番に挙げられるのは、誰が参加するのか、ということではないでしょうか。

ホームページを開設し、参加予定者のお名前を公表することで、あの子がいるならわたしも!と参加してくれる方が増える効果があります!

 

Reフレンズでは、案内状がお手元に届くころに合わせ、同窓生のみが閲覧できるページを開設し、毎週末に参加者をアップしています♪

 

案内が届いていない方(住所不明者)のアップも行っていますので、ホームページを見た方が、

「あの子は開催を知らないみたいだから、教えてあげよう!」

とお声がけを手伝ってくれることもあります!

 

また、掲示板もありますので、近況報告の書き込みや、メッセージのやり取りも行うことができます。

 

同窓会開催後も、当日の感想や写真をアップし、残念ながら参加できなかった人も懐かしい友達の様子を共有することもできます♪

ホームページを開設し、当日だけでなく開催前後も楽しめる会にしてみてはいかがでしょうか(^▽^)

 

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Reフレンズキャラクター ともーる

 


受付作業をスムーズに行うには

台風が去ったと思ったら、異常気象に、また台風が生まれそうな気配…早くカラッとした秋晴れを楽しみたいものですね(;^^)

 

 

さて、同窓会当日、まず初めに行う幹事さんの大仕事に「受付作業」がありますね。2人1組で、受付名簿チェック係・会費受け取り係など役割分担をするとよりスムーズです。

 

会場の前では、受付するのを忘れて、再会した友だちと、「きゃー!ひさしぶり!」と盛り上がっている光景がよく見られます。(友だちと久々に再会したら本当に嬉しいですよね、分かりますその気持ち!)

また、参加者が来られる時間が集中することも多くあります。

このようなケースに備えて、受付前で誘導を行うことも、スムーズに受付作業を行うためのポイントです。

 

受付作業も役割分担が必要なので、最初の時点で幹事メンバーを多く募りましょう。難しい場合は、当日だけでもお手伝いしてくれる友だちを募るのも、良いかと思います。

 

Reフレンズの「おまかせパック」では、この受付名簿チェック係・会費受け取り係を弊社スタッフが行います。幹事様の受付でのお仕事は、参加者との会話を楽しみながら、「受付してね~こっちだよ♪」と誘導係のみ。同窓会が始まる前に受付作業で疲れちゃった…なんてことがないようにReフレンズにおまかせして、同窓会を思いきり楽しんでいただくことをおススメします(^^)v

 

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Reフレンズキャラクター ともーる