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案内状発送について

 

今回のお話は、同窓会幹事マニュアル「③案内状発送」についてです。

 

前回ブログでご紹介したとおり「日時・会場・会費の決定」を決定したら、いよいよ同級生への告知です(・∀・)ワクワク

最近では、メールやライン、SNSの活用も増えていますね。

それでも、まだまだ封書やハガキでの案内が主流です。

 

卒業アルバムなどに卒業当時の住所録がありますね!こちらを活用して、漏れの無いようにみんなに案内を送りましょう。最新の住所がわかる人には、そちらの住所に送りましょう。

 

また、高校等では、学校に卒業生全体のデータを管理する同窓会組織がある場合があります。

母校に連絡して、最新の住所録を入手する方法がとても有効です。

 

住所録のデータベース化、案内状作成、宛名作成、発送…

ひとつひとつの作業は簡単なものですが、学年同窓会など、人数が多いと大変ですね。

 

その大変な作業、㈱サラトのReフレンズに任せてみませんか?

 

 

(株)サラトは、日本全国の高校を中心にした同窓会本部とご契約し、同窓会支援を行っている会社です。

もし、母校の同窓会本部が、弊社とご契約いただいている場合は、幹事様には住所録整備の手間がかかりません。

また、最新のご住所へお送り出来る可能性が高いことも、Reフレンズをご利用いただくメリットのひとつです。

 

 

もちろん、未契約の場合でも、住所録をお預かりしてデータベース化し案内状発送+同級生から情報を収集し住所判明者への追加発送も可能ですので、ご安心ください。

 

同窓会の案内を受け取った同級生のリアクションが楽しみですね( *´艸`)

たくさんの出席連絡が返ってきますように…☆彡

 

次は「④出欠管理」についてです(^^)/

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Reフレンズキャラクター「ともーる」

 

 


日時・会場・会費の決め方

 

さて、前回に引き続き、同窓会幹事マニュアル「②日時・会場・会費の決定」についてお話いたします。

 

まずは、開催日を決めましょう。

人気の同窓会開催時期は、お盆やお正月、連休など地元への帰省時期です。

ただ、ご家庭によっては、帰省の時期に家を空けられないという方もいらっしゃるでしょう。最近は、普通の日曜日や連休の初日に開催する同窓会も増えてきています。幹事の皆さんでよく話し合って決めましょう。

また、人気の会場は、1年前から予約を受け付けている場合もありますので、希望の日を予約できないという事がないように、早めに決めましょう。

 

次に会場探しです。

同窓会会場としては、ホテル、レストラン、結婚式場、居酒屋などが挙げられます。

まだ参加人数が分からない段階で会場の予約をするため、予測人数で予約することになります。もしも、参加人数が予想以上に増えた場合、会場が小さかったら大変です!

そこで、Reフレンズでは、大きな会場があるという理由から、ホテルをオススメしています。

 

会場が決まったら、会費を決めましょう。

会場費(飲食代)、案内状作成・発送費等の経費は、参加者の会費収入で賄います。

参加者の目標人数を決定し、会費収入からの予算を計画することが大切です。

 

例えば、

会費を10,000円とし100名参加した場合、会費収入は、10,000円×100名=1000,000円です。

そのうち、会場費(飲食費)として、ひとり8,000円のプランを利用した場合、

8,000円/人×100名=800,000円。

会費収入から会場費を引いた残り、200,000円で、案内状印刷代・郵送費、出欠はがき代等を捻出する計算となります。

 

当日のドタキャンなどのリスクも考え、余裕をもって計画をたてましょう。

 

 

次週は③案内状発送についてお話します(^^♪

 

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Reフレンズキャラクター ともーる

 

 

 

 


参加者の目標人数を決めましょう♪

 

3月も下旬となり、各所で桜のつぼみが大きくなってきたのではないでしょうか。

私もこの時期は桜の開花状況を調べてワクワクしております(^^♪

 

さて、先日「同窓会って何人くらいの参加者が集まりますか?」

というお問い合わせをいただきました。

 

幹事としては、参加者を集めることができるかどうか不安な気持ちになりますよね(>_<)

参加者がどの位集まるかは、どれだけ同窓生にお声掛けをするかがポイントです。

 

でも、声掛けをするといっても、どのようにすればいいのでしょうか?

 

まず、各クラスでの目標人数を決めましょう♪

1学年に5クラスある場合、1クラス毎に10人集まれば50人の参加者となります。

1クラス毎に15人集まれば75人・・・と、各クラスの目標人数を決めておけば集めやすいのではないでしょうか。

 

そして、お声掛けに協力してもらえる人を各クラスに2、3人お願いしましょう。普段お仕事をされて、あまりお声掛けする時間がないという方も、みんなで協力することができれば、お声掛けがしやすくなります。

 

 

Reフレンズでは、皆様の同窓会が盛会となりますよう、サポートさせていただきます。

ぜひお気軽にご相談ください(^O^)

 

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Reフレンズキャラクター「ともーる」

 

 

 

 

 


幹事のお仕事

 

2月に入り、少し暖かくなってきたかと思えば、寒波がきたり・・・

早く過ごしやすい季節になるといいですね(^^)

 

さて、同窓会をしたい、と考えたはいいけど何をしたらいいか分からないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

同窓会幹事は同窓会当日までのお仕事がたくさんあります。

 

・会場手配

・会費の設定

・案内状発送

・出欠管理

・当日の受付

 

・・・などなど手間と時間がかかります。

 

会費を設定する際は、会場での飲食費や案内状の印刷代や郵送費、などを考えて設定する必要があります。当日の急なキャンセルのリスクなども、幹事が負担することがないよう余裕をもって決定しなければなりません。

また、案内状を発送したり、出欠管理をする際に必要な住所録は、個人情報になりますので、管理も不安なことが多いですよね。

 

お仕事をしながら、幹事をされる方も多く、出欠管理や住所変更など細々とした

幹事の仕事はとても大変です。

 

 

サラトのReフレンズでは、住所録の管理、案内状発送から同窓会当日までサポートさせていただきます。

初めての幹事で不安という方、一度幹事をして大変だったという方もお気軽にご相談ください♪

 

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Reフレンズキャラクター ともーる


同窓会の準備は順調ですか?

 

今年もあと1週間とちょっとで終わりですね。みなさん、やり残したことはないですか?

平成最後の年末ですよ(・∀・)

 

さて、年末年始に同窓会を開催される幹事さんは、準備も最終段階ですね!

大まかには、以下の4つが主な確認事項でしょうか。

 

・出欠の確認

会場に参加人数を伝える日に間に合うように、保留となっている人の様子を伺ってみましょう。

また、LINEやSNSで「もうすぐ同窓会だよ!」という情報を発信してもいいですね。

(参加者の○○くんが来ない!→「日にちを間違えていた」なんてことも過去にありました(^-^;)

 

・収支の確認

参加人数や当日のイベントの経費等、最初の打ち合わせ時から状況が変わっています。

「いつのまにか経費が会費を上回ってる!」なんてことがないように、もう一度計算しましょう。

 

・会場との打ち合わせ

契約や会場セッティングに行き違いがあると大変です!

契約書の確認(契約書がある場合)、会場担当者との電話・メール確認等、今一度確認しましょう。

 

・当日の進行確認

イベントを設ける場合は、タイムスケジュールが重要です。

特にイベントがなく歓談のみの場合も、大まかな流れ(集合写真・乾杯の挨拶・歓談・〆の挨拶等)を決めて、司会者のみならず幹事内で共有しておきましょう。

 

上記の他にも、当日の内容によって確認事項は増えます。

思わぬ問題が発生しても、1週間ある今なら何とかなることが多いと思います。

当日「困った!どうしよう!」ということがないように、早めに確認・打ち合わせをして、準備万端で余裕を持って当日を迎えましょう(´▽`*)

 

Reフレンズでは、「初めての同窓会なので、何を準備すれば良いか分からない」「司会進行を任されて、原稿作りに悩んでいる」といった場合でも、同窓会プランナーがアドバイスいたします♪お問い合わせ、お待ちしております(^^)


母校で開催する同窓会

 

こんにちは。寒い日が続いておりますが、いかがお過ごしですか?

先日、1次会を学校で開催された同窓会のお手伝いをさせていただきました。母校で同窓会をしたいという気持ち、わかります。思い出がたくさん詰まった場所です、楽しみですよね。

 

しかし!!

 

学校で同窓会を開催するには制限や注意点がたくさんあります。

 

1.まず、大前提として学校側の許可が必要です。

2.もちろん、お酒・タバコはNGです。

3.料理・ドリンク・お皿・コップ…必要な物は自分達で準備する必要があります。

4.準備・後片付けも自分たちで行います。ゴミは持ち帰り、机などは元通りに直す必要があります。

5.学校によっては冷暖房がありません。

 

そして学校側の許可ですが、なかなか難しいと聞きます。学校・在校生の安全が最優先だからです。同窓会館での開催ならOK、開催は良いが、飲食はNGという場合もあります。

まずは、学校の同窓会担当の先生に相談することをおすすめします(^O^)/

 

 

また、サラトには『おまかせパック』と『お気軽パック』の2つのプランがあります。

 

『おまかせパック』は、会場はホテルや結婚式場での開催を基本としており、会費は、1万円前後です。

 

『お気軽パック』は、幹事様の方で自由に会場と会費を決めることができます。料金は、ご契約時の見積りの金額(固定)ですので、参加者が増えれば増えるほど、当日の料理の手配などに費用を充てることができます。

 

お気軽パックをご利用していただくと、案内状発送や出欠管理などの雑務は、サラトにおまかせで、幹事様は、会場との打合せや当日の手配等のみで、学校で開催することも可能です。

ご興味がありましたら、弊社のスタッフがアドバイス&サポートしますので、お気軽にご相談ください。

 

 

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Reフレンズキャラクター ともーる


会場選びのポイント

 

気が付けばもう12月。一年が過ぎるのはあっという間ですね。気持ちよく新年を迎えられるよう、あとひと月頑張っていきましょう。

 

さて、お正月やお盆に同窓会を開催される方が多いと思います。

同窓会会場としては、ホテル、レストラン、結婚式場、居酒屋などが挙げられます。

それぞれメリットとデメリットがありますので、今日はそれをご紹介していきます。

 

①ホテル

メリット ・収容人数が多く、学年全体の大人数の同窓会でも安心。

・駅から近かったり、送迎バスがあったりとアクセスが良い。

・同窓会プランがある。

・雰囲気が良く、特別感が出る。

デメリット・値段がやや高い傾向にある。

 

②レストラン

メリット ・ホテルよりも値段が安い。

・フリードリンクの種類が充実しているケースが多い。

デメリット・貸切補償金額(最低支払額)が設定されていることが多い。

 

③結婚式場

メリット ・会場が綺麗で雰囲気が良い。

・料理がおいしい。

デメリット・結婚式としての利用を優先させるため、2~3か月前からしか予約できない場合がある。

 

④居酒屋

メリット ・一番安い。

デメリット・参加人数が増えたときに収容できないことがある。

・カジュアルな雰囲気になる。

 

いかがでしたか?

どの会場もメリット・デメリットがありますが、同窓会の場合、出欠をとってみないと出席者数の予想がつかないため、Reフレンズでは、どんな人数でも対応できるホテルをオススメしています。

Reフレンズの「おまかせパック」では、会場の手配も代行していますので、ぜひお気軽にご相談ください(^_-)-☆

 

ともーる03 Reフレンズキャラクター ともーる

 

 


お誘いのお声がけ

 

貴方がお過ごしの地域は、まだまだ暖かいですか?もう寒いですか?

「寒いけど、我慢できるかな?」くらいの寒さを我慢することが、実は身体に一番負担がかかる”と聞いたことがあります(>_<)

冷えは万病のもと。寒さを感じたら、我慢せずに暖かくしましょう(^^)

 

さて、11月に入り、お正月に同窓会を開催される方々は、当日に向けての準備を始められる頃でしょうか。

2ヶ月を切り、参加人数も気になり始める頃ですね。少しずつ、お誘いの声かけをしていきましょう。

 

同窓会の案内状を発送しているから、とは言っても、やはり案内を送りっぱなしでは、

なかなか参加人数は増えません。

「私のこと、覚えている人はいるかな?」、「仲の良かった子が来るかしら?」、「忙しいし

どうしようかな。」と迷っている人がいるからです。

幹事さんや同級生からのお誘いのお声がけは、久しぶりの再会の場に顔を出す良いきっかけとなりますし、勇気にもなります。

 

もちろん、まだまだ予定が分からない方もいますので、程よいお誘いを心がけてみてください。

男性には男性幹事さんから、女性には女性幹事さんから、お誘いいただくのがおススメです。

 

より多くの参加者を集め、同窓会を盛り上げましょう♪

 

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Reフレンズキャラクター ともーる


食事スタイルについて

 

朝夕は空気が冷たく肌寒くなってきましたが、昼間はぽかぽかで温度差が大きい季節でもあります。体調を崩しやすい季節なので、体調の変化に十分注意しましょう。

 

さて、同窓会場でホテルを予約する時、必ず聞かれるのが食事スタイルです。

 

立食or着席?

ビュッフェor卓盛り?

 

立食の場合は、会場が広く使えるし移動がしやすく、たくさんの人と話ができますが、長時間立っているのは疲れますよね。壁際に椅子を並べたり、恩師の先生用に椅子を用意したりしましょう(^^;)

 

着席にする場合、自由席で仲の良い人と座りたいところですが、あらかじめクラス別に席を決めてしまうのもお勧めです。

クラス別にしておくと、一人で参加した人でも安心して話ができます。テーブル毎に回ってクラス写真も撮れます♪

『とりあえず最初はこのテーブルに座ってねー!』と言っておけば、受付が終わった人からすぐに座ってもらえるので、混雑せずスムーズに開会できます。

また、乾杯が終わって歓談の時間になりましたら、席を自由に変わってもOKとすれば、いろんな人と話がしやすくなって、より一層、盛り上がります!

 

ビュッフェスタイルは、料理専用のテーブルに様々な料理が並んでいて、各自好きなものお皿にとるスタイルです。卓盛りは、各テーブルに着席する人数分の料理を大皿等に盛って、座ったまま各自取り分けるスタイルです。

どちらのスタイルも良いのですが、着席・ビュッフェスタイルなら、料理を取りに移動する間に色んな人と話をする機会もあるし、席で落ち着いて話をすることもできるのでオススメです。

 

立食、着席どちらが良いかは、年齢や参加人数で決めましょう(^^)

 

ともーる37

 

 

 

Reフレンズキャラクター ともーる

 

 

 


ぼく、ともーるです♪

 

ブログのヘッダーや記事の最後にいるモグラくん…いったい何者だかご存知ですか?

 

彼はリフレンズのマスコットキャラクター「ともーる」といいます。

 

今日はそんな「ともーる」の紹介です!

 

ともーるは同窓会幹事を務めるモグラの男の子なんです〜

ぽよよんとした包容力のある体型と、

Reフレンズ印のついた水色のふろしきを持っているのがチャームポイントです。

「たまには外に出ようかな〜」が口癖ののんびりした子ですが、いざって時やれちゃうヤツなので、可愛がってやってください(^^)

 

ともーる1正面

 

 

 

ともーるです♪

 

ブログのヘッダー画像は季節に合わせて毎月変わるので、そこもチェックしてみてはいかがでしょう(*‘ω‘ *)

ちなみに10月はハロウィン仕様でヴァンパイアともーるになっていました~

 

そんなともーるのLINEスタンプも実はリリースしています!

第1弾はノーマルのともーる、第2弾は手書き風になっています!

 

個人的には第2弾の手書き風がかわいくて日常的にも使いやすいのでオススメです♡

LINEでのお声がけに楽しく活用しちゃいましょう!

 

こちら↓からチェックできますので是非是非(^o^)

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