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受付もReフレンズにおまかせ♪

 

ついに新元号になりましたね!

何をしても「令和初の○○」となるので、なんだかおめでたい感じがします◎(^^)

これを機に「令和初の同窓会」を開いてみませんか?

 

 

さて、先週は受付をスムーズに行うポイントをお伝えしました。

出欠確認や名札・式次第等の配布、お金の管理と、することがたくさんあって幹事さんも大変ですよね。

 

その煩わしい受付業務、Reフレンズにお任せしてみませんか?

 

 

「おまかせパック」であれば、当日の受付業務と会費の徴収も弊社のスタッフが行います。

 

当日、到着が遅れてしまった方がいらっしゃった場合も、スタッフが受付にいますので、幹事様も会場内でゆっくりご歓談を楽しんでいただけます。

 

実際、先日お手伝いさせていただいた同窓会では、幹事様から「遅刻者がいましたが受付もお任せできたので同窓会の運営に集中できて助かりました。」とのお声をいただけました。

 

幹事様が同窓生の皆様に楽しんでもらいたいと思うのと同じように、私共も幹事様に久しぶりの再会をゆっくり楽しんでいただきたいと思っています。

 

もし、ご興味がありましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ(*’▽’)

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Reフレンズキャラクター ともーる


GW同窓会開催目前!

 

いよいよ平成も最後となりましたね。

来たる令和、GWに同窓会をされる方もいらっしゃるのではと思います。

 

同窓会当日には大事なお仕事として、会費徴収と出欠確認の受付業務があります。

受付時間になると参加者がどんどん来られます。

お金の管理もあるので、慌てず落ち着いて行いましょう。

 

<受付をスムーズに行うポイント>

・名札や式次第などの配布物がある場合は、あらかじめ受付テーブルに並べておきましょう。

各自に取ってもらうようにすると、幹事は会費の受付に集中できて、スムーズに受付業務を

進めることができます。

 

・会費におつりが必要な場合は、忘れずに用意しましょう。

・名札を用意している場合は、飛び入り参加の方が来た時の為に、白紙の名札を用意して

おきましょう。

 

・ホテル等、大きな会場の場合は、他にも宴会場があるケースがあります。迷わず、来ることが

できるよう誘導係を決めておきましょう。

 

そのほか、座席のくじ引きを用意して、会費受付後に、男女別に引いてもらう等の工夫をすると、ちょっとしたワクワク、どきどき感で、盛り上がりますよ♪

 

数十年ぶりの再会という方もいるのではないでしょうか。

幹事様を含め楽しい時間をお過ごしください♪

 

 

 

*** お知らせ ***

4月27日~5月6日は休業とさせていただきます。5月7日より通常営業となります。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

 

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Reフレンズキャラクター ともーる

 


同窓会当日の流れ

 

連日、ニュースで桜の映像やお花見の様子が放送されていますね。

私も、川沿いに並んでいる桜を見ながら出勤し、毎朝癒されています(^^)

 

さて、新年度が始まり、お忙しい中で同窓会の準備を進められている幹事様もいらっしゃることと思います。

 

同窓会当日の流れで必ず押さえておきたいのは…

①開会の挨拶 ②乾杯 ③閉会の挨拶

加えて、④集合写真と⑤恩師の挨拶でしょうか。

 

④の集合写真を撮る場合は、開会の挨拶・乾杯前に撮りましょう。女性のお化粧直しやトイレに立った人を待つ時間がなく、スムーズに撮影ができます。酔っぱらって、ひな壇に登れない!なんて人もいない(はず)です。

 

⑤の恩師の先生も参加されている場合は、ぜひご挨拶をしていただきましょう。大人になってから聞く先生のお話が、学生時代のそれよりもまた違ったものに感じるか、変わらず懐かしいと感じるか…それも楽しみのひとつですね(*´▽`*)

 

幹事会では、当日のことを考え、ワクワクして、色々な案が出るかもしれません。

何度か同窓会をされていたり、毎年同窓会をされている場合は、1~2個余興・ゲームを入れてもいいかと思います♪

 

でも、久しぶりの同級生との再会です。全員が、話したい事も聞きたい事も、たくさんあります。

例えば2時間制の場合、上記の5項目以外の時間は歓談でも問題ないでしょう。

(逆に時間が少ないくらいかもしれません)

 

同級生が集まるだけでも楽しいのが“同窓会”です。

幹事様も“参加者”です。

大勢が一度に集まることが出来るのも、そう多い機会ではありません。

当日は学生時代に戻り、楽しい時間をお過ごしください(^v^)♪

 

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謹んで新春をお祝い申し上げます

 

新年あけましておめでとうございます。

お正月に帰省され、数年ぶりに同窓生と再会された方もいらっしゃるかと思います。

 

私もお正月に同窓会のお手伝いに行ってまいりました。

そこで「次の同窓会はいつにする?」「また同窓会したい」というお声を耳にしました。

 

5年毎やオリンピックの年等、定期的に開催すると、同窓生もそろそろ同窓会の時期かなと覚えていてくれます。

また、卒業後○○周年、還暦、○○歳記念等、記念同窓会は参加者が集まります。

 

同窓会を機会に旧交が続けば良いですよね(^^♪

 

 

サラトは同窓会をきっかけとして旧友との再会と友情の再開をお手伝いできればという

思いから「Reフレンズ」(リ フレンズ)と名づけました。

2019年もよりよいサービスを提供し、皆様の再会をお手伝いできるよう努めてまいります。

 

本年もどうぞよろしくお願いいたします。

Reフレンズスタッフ一同

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当日の受付業務について

 

11月も下旬になりました。皆さま、紅葉は観に行きましたか?

サラト本社がある兵庫県姫路市では好古園が紅葉の見頃を迎え、夜にはライトアップも行われているそうです!

この季節だけ見ることのできる素敵な景色を見に、出掛けてみてはいかがでしょうか♪♪

 

 

さて、同窓会当日の大事な仕事の一つに受付業務があります。受付業務は、主に、会費の徴収と出欠の確認です。

また、名札や式次第などの配布なども受付で行います。

スムーズに受付業務を行うために、次の手順をオススメします(^O^)

 

名札をあらかじめ受付テーブルに並べておく→参加者自身に名札を取ってもらう →参加者が会費係に名札を見せる → 受付係は名前を確認し会費を集金、受付名簿にチェックを記入する →配布物を渡す

 

そして、ここで、ワンポイントアドバイスです!

★名札は飛び入り参加の方のために、白紙のものを用意しましょう!

★受付や会場への誘導を行う係を作りましょう!

★おつりが必要な場合は、忘れずに用意しましょう!

 

 

受付時刻になると参加者がどんどんやってきます。

会場付近では、懐かしい友人との再会で話が盛り上がり、なかなか思うように受付が進まない場合もあります。

少人数で行うのは大変なので、幹事だけでなく当日手伝いをしてくれる方を募って、誘導係、会費を徴収する係、配布物を渡す係など役割分担をして、スムーズに受付業務を行い、楽しい会にしましょう\(^O^)/

 

 

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食事スタイルについて

 

朝夕は空気が冷たく肌寒くなってきましたが、昼間はぽかぽかで温度差が大きい季節でもあります。体調を崩しやすい季節なので、体調の変化に十分注意しましょう。

 

さて、同窓会場でホテルを予約する時、必ず聞かれるのが食事スタイルです。

 

立食or着席?

ビュッフェor卓盛り?

 

立食の場合は、会場が広く使えるし移動がしやすく、たくさんの人と話ができますが、長時間立っているのは疲れますよね。壁際に椅子を並べたり、恩師の先生用に椅子を用意したりしましょう(^^;)

 

着席にする場合、自由席で仲の良い人と座りたいところですが、あらかじめクラス別に席を決めてしまうのもお勧めです。

クラス別にしておくと、一人で参加した人でも安心して話ができます。テーブル毎に回ってクラス写真も撮れます♪

『とりあえず最初はこのテーブルに座ってねー!』と言っておけば、受付が終わった人からすぐに座ってもらえるので、混雑せずスムーズに開会できます。

また、乾杯が終わって歓談の時間になりましたら、席を自由に変わってもOKとすれば、いろんな人と話がしやすくなって、より一層、盛り上がります!

 

ビュッフェスタイルは、料理専用のテーブルに様々な料理が並んでいて、各自好きなものお皿にとるスタイルです。卓盛りは、各テーブルに着席する人数分の料理を大皿等に盛って、座ったまま各自取り分けるスタイルです。

どちらのスタイルも良いのですが、着席・ビュッフェスタイルなら、料理を取りに移動する間に色んな人と話をする機会もあるし、席で落ち着いて話をすることもできるのでオススメです。

 

立食、着席どちらが良いかは、年齢や参加人数で決めましょう(^^)

 

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受付作業をスムーズに行うには

台風が去ったと思ったら、異常気象に、また台風が生まれそうな気配…早くカラッとした秋晴れを楽しみたいものですね(;^^)

 

 

さて、同窓会当日、まず初めに行う幹事さんの大仕事に「受付作業」がありますね。2人1組で、受付名簿チェック係・会費受け取り係など役割分担をするとよりスムーズです。

 

会場の前では、受付するのを忘れて、再会した友だちと、「きゃー!ひさしぶり!」と盛り上がっている光景がよく見られます。(友だちと久々に再会したら本当に嬉しいですよね、分かりますその気持ち!)

また、参加者が来られる時間が集中することも多くあります。

このようなケースに備えて、受付前で誘導を行うことも、スムーズに受付作業を行うためのポイントです。

 

受付作業も役割分担が必要なので、最初の時点で幹事メンバーを多く募りましょう。難しい場合は、当日だけでもお手伝いしてくれる友だちを募るのも、良いかと思います。

 

Reフレンズの「おまかせパック」では、この受付名簿チェック係・会費受け取り係を弊社スタッフが行います。幹事様の受付でのお仕事は、参加者との会話を楽しみながら、「受付してね~こっちだよ♪」と誘導係のみ。同窓会が始まる前に受付作業で疲れちゃった…なんてことがないようにReフレンズにおまかせして、同窓会を思いきり楽しんでいただくことをおススメします(^^)v

 

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写真代行販売サービス

 

夏の暑さも落ち着いて、過ごしやすい季節になりましたね。

明日から3連休♪来週も3連休♪

私は何も予定がありませんが…みなさん、楽しい連休をお過ごしください(;^ω^)

 

 

さて、以前にも写真についてお話しましたが、スナップ写真をたくさん撮影すると、

同窓会後も盛り上がりますし、出席できなかった方も楽しめます。

 

Reフレンズでは、幹事様から要望があれば、HPに同窓会当日の写真を掲載しています。

さらに、手元に写真を残したいという人の為に、写真代行販売サービスも導入しています。

 

同窓会当日に撮影したスナップ写真を、インターネット上に展示して受注・現像・発送まで行う

一括代行サービスです。

 

幹事様にしていただくことは、当日の写真撮影のみで、あとは写真が欲しい人が各自購入するだけ

です。

 

パスワードがないと閲覧できないようになっておりますので、ご安心ください。

 

詳しくは、同窓会プランナーまでお気軽にご相談ください(^^)

 

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会場予約はお早めに!

 

この度の台風21号、平成30年北海道胆振東部地震で被害に遭われた方々に心よりお見舞いを

申し上げます。

二次被害や余震の心配もございますので、くれぐれもお気をつけてお過ごしください。

また、皆様の無事と一日も早い復旧をお祈り申し上げます。

 

 

台風といえば、今年は大雨が続き大変ですね・・・

幹事さんにとって、当日の天気というのは心配の一つではないでしょうか。

当日の天気に関係なく楽しめるよう、Reフレンズでは、利便性のよい会場を

オススメしています。

 

例えば、駅の近くや交通の便が良い会場、送迎のシャトルバスがある会場等がオススメです。

お盆やお正月、連休など同窓会開催に人気の時期は、特に会場の予約も込み合います。

ホテルなどの大きな会場の多くは、1年前から予約を受け付けていますので、

「同窓会をしたいな・・・」と考えていらっしゃる方は、お早めの計画を!

 

 

Reフレンズでは、同窓会プランナーが、同窓会開催までのスケジュールをしっかりサポート

いたします!  お気軽にご相談くださいませ(^^)

 

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Reフレンズキャラクター ともーる

 

 

 

 

 


校歌斉唱のススメ

 

今年は、夏の高校野球が大盛り上がりで、特に金足農業高校の球児たちの活躍は、

連日、ニュースにも取り上げられ、日本中の話題になりました。

 

実は弊社、(株)サラトは、全国の高校を中心とした同窓会様と契約し、同窓会活動の支援を

専門に行っている会社なのですが、金足農業高校様も大切なお客様なんです。

(ちょっと自慢です(^^♪)

 

さて、高校野球の試合でも、球児たちが胸を張って校歌を歌うシーンがありますが、

学年同窓会でも、プログラムの中に校歌斉唱を盛り込まれるケースが大半です。

「校歌」のメロディーは、普段は、思い出すことがほとんどなくても、頭のどこかに

記憶が残っているのでしょうね。再会したみんなで歌うことで、より一層、

みんなの絆が強くなるような気がします。

 

同窓会を開催するときには、是非、校歌を歌われることをおススメします(^^♪

 

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Reフレンズキャラクター ともーる