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同窓会の準備は順調ですか?

 

今年もあと1週間とちょっとで終わりですね。みなさん、やり残したことはないですか?

平成最後の年末ですよ(・∀・)

 

さて、年末年始に同窓会を開催される幹事さんは、準備も最終段階ですね!

大まかには、以下の4つが主な確認事項でしょうか。

 

・出欠の確認

会場に参加人数を伝える日に間に合うように、保留となっている人の様子を伺ってみましょう。

また、LINEやSNSで「もうすぐ同窓会だよ!」という情報を発信してもいいですね。

(参加者の○○くんが来ない!→「日にちを間違えていた」なんてことも過去にありました(^-^;)

 

・収支の確認

参加人数や当日のイベントの経費等、最初の打ち合わせ時から状況が変わっています。

「いつのまにか経費が会費を上回ってる!」なんてことがないように、もう一度計算しましょう。

 

・会場との打ち合わせ

契約や会場セッティングに行き違いがあると大変です!

契約書の確認(契約書がある場合)、会場担当者との電話・メール確認等、今一度確認しましょう。

 

・当日の進行確認

イベントを設ける場合は、タイムスケジュールが重要です。

特にイベントがなく歓談のみの場合も、大まかな流れ(集合写真・乾杯の挨拶・歓談・〆の挨拶等)を決めて、司会者のみならず幹事内で共有しておきましょう。

 

上記の他にも、当日の内容によって確認事項は増えます。

思わぬ問題が発生しても、1週間ある今なら何とかなることが多いと思います。

当日「困った!どうしよう!」ということがないように、早めに確認・打ち合わせをして、準備万端で余裕を持って当日を迎えましょう(´▽`*)

 

Reフレンズでは、「初めての同窓会なので、何を準備すれば良いか分からない」「司会進行を任されて、原稿作りに悩んでいる」といった場合でも、同窓会プランナーがアドバイスいたします♪お問い合わせ、お待ちしております(^^)


同窓会の集合写真のタイミング

 

11月も終わり師走がやってきます。平成も残りわずかとなり、次の元号が気になるところです・・・。

 

さて、お正月に同窓会を予定されている方、同窓会開催が近づいてきましたね(^O^)/

同窓会では、集合写真を撮るケースが多いのですが、いつのタイミングで撮影するのが良いのでしょうか?

 

 

2時間や3時間と決められた宴会の中、出来るだけ歓談の時間を設けたいですよね。スムーズに集合写真を撮影するために、サラトでは開会前に行うことをおすすめします。

 

歓談中や閉会前の場合、お酒で顔が赤くなってしまった方、女性ならメイクが気になる方がいるかもしれません。せっかく写真を撮るなら、一番きれいなタイミングで撮りたいですね(^^♪

 

喫煙やトイレで席を外している方、お話に夢中になっている方などがいらっしゃって集まるのに時間がかかることもよくあります。スムーズに全員に集まってもらうためには、会の初めがおすすめです。

 

会場がホテルや結婚式場では、写場(写真撮影専用の会場)を借りることができる場合があるので、会場と打ち合わせしましょう。

 

また、撮影した集合写真やスナップ写真はホームページやSNSに掲載することで、出席できなかった方も楽しむことができ、さらに同窓会が盛り上がります。

 

 

サラトでは、写真のネット販売代行サービスも行っております。

同窓会当日に撮影したスナップ写真を、インターネット上にパスワード付きで展示するので、各自で注文が可能です。

受注からご自宅の発送まで行う一括代行サービスですので、幹事様のお手間を省けます♪

是非、お気軽にご相談ください。

 

 

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Reフレンズキャラクター ともーる


会場予約はお早めに!

 

この度の台風21号、平成30年北海道胆振東部地震で被害に遭われた方々に心よりお見舞いを

申し上げます。

二次被害や余震の心配もございますので、くれぐれもお気をつけてお過ごしください。

また、皆様の無事と一日も早い復旧をお祈り申し上げます。

 

 

台風といえば、今年は大雨が続き大変ですね・・・

幹事さんにとって、当日の天気というのは心配の一つではないでしょうか。

当日の天気に関係なく楽しめるよう、Reフレンズでは、利便性のよい会場を

オススメしています。

 

例えば、駅の近くや交通の便が良い会場、送迎のシャトルバスがある会場等がオススメです。

お盆やお正月、連休など同窓会開催に人気の時期は、特に会場の予約も込み合います。

ホテルなどの大きな会場の多くは、1年前から予約を受け付けていますので、

「同窓会をしたいな・・・」と考えていらっしゃる方は、お早めの計画を!

 

 

Reフレンズでは、同窓会プランナーが、同窓会開催までのスケジュールをしっかりサポート

いたします!  お気軽にご相談くださいませ(^^)

 

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Reフレンズキャラクター ともーる

 

 

 

 

 


会場さがし

 

同窓会の開催が決まったら、まずする事は会場探しです。

ホテル・レストラン・居酒屋・・・

いろいろ選択肢はありますが、Reフレンズでは、以下の理由で、ホテルでの開催を

オススメしています。

 

理由その1 大人数でも大丈夫♪

ホテルの宴会場は、レストランや居酒屋にくらべ、大勢の人を収容できる広さがあります。

出欠をとった結果、会場に入りきらない!等の心配が少なく、とても便利です。

 

理由その2 立地の良い場所にある♪

会場選びで立地は重要です。ホテルは、割合、駅前など交通の便利なところにあります。

お酒を飲む方が多いので、電車の駅から徒歩圏内の場所が良いですよね。

万が一、すこし駅から遠い場所でも、無料の送迎バスがある所が多いので、チェックしましょう。

 

理由その3 特別感がある♪

ホテルに行く機会って、なかなかないですよね。

記念日や結婚式くらいしか行かない方がほとんどだと思います。

ホテルのグレードにもよりますが、『このホテルに行ってみたい』『豪華な料理が食べたい』

『ホテルなんだからオシャレしなきゃ』ってウキウキしますね♪

 

過去に、『ホテルで開催されるという事は、きちんとした同窓会だから』という理由で

旦那様or奥様が参加を許してくれたという話もありました。

 

ホテルは、レストランや居酒屋に比べて料金が高いというデメリットがありますが、

それに見合ったサービスを提供してくれます。

 

また、ほとんどのホテルに『同窓会プラン』があり、お食事のほか、必要な設備なども

プランに含まれているケースが多くあります。

 

Reフレンズのおまかせパックでは、会場の手配も代行しています。

開催希望地をおっしゃっていただければ、会場をピックアップしますので、

お気軽にご相談ください(^^♪