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受付もReフレンズにおまかせ♪

 

ついに新元号になりましたね!

何をしても「令和初の○○」となるので、なんだかおめでたい感じがします◎(^^)

これを機に「令和初の同窓会」を開いてみませんか?

 

 

さて、先週は受付をスムーズに行うポイントをお伝えしました。

出欠確認や名札・式次第等の配布、お金の管理と、することがたくさんあって幹事さんも大変ですよね。

 

その煩わしい受付業務、Reフレンズにお任せしてみませんか?

 

 

「おまかせパック」であれば、当日の受付業務と会費の徴収も弊社のスタッフが行います。

 

当日、到着が遅れてしまった方がいらっしゃった場合も、スタッフが受付にいますので、幹事様も会場内でゆっくりご歓談を楽しんでいただけます。

 

実際、先日お手伝いさせていただいた同窓会では、幹事様から「遅刻者がいましたが受付もお任せできたので同窓会の運営に集中できて助かりました。」とのお声をいただけました。

 

幹事様が同窓生の皆様に楽しんでもらいたいと思うのと同じように、私共も幹事様に久しぶりの再会をゆっくり楽しんでいただきたいと思っています。

 

もし、ご興味がありましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ(*’▽’)

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GW同窓会開催目前!

 

いよいよ平成も最後となりましたね。

来たる令和、GWに同窓会をされる方もいらっしゃるのではと思います。

 

同窓会当日には大事なお仕事として、会費徴収と出欠確認の受付業務があります。

受付時間になると参加者がどんどん来られます。

お金の管理もあるので、慌てず落ち着いて行いましょう。

 

<受付をスムーズに行うポイント>

・名札や式次第などの配布物がある場合は、あらかじめ受付テーブルに並べておきましょう。

各自に取ってもらうようにすると、幹事は会費の受付に集中できて、スムーズに受付業務を

進めることができます。

 

・会費におつりが必要な場合は、忘れずに用意しましょう。

・名札を用意している場合は、飛び入り参加の方が来た時の為に、白紙の名札を用意して

おきましょう。

 

・ホテル等、大きな会場の場合は、他にも宴会場があるケースがあります。迷わず、来ることが

できるよう誘導係を決めておきましょう。

 

そのほか、座席のくじ引きを用意して、会費受付後に、男女別に引いてもらう等の工夫をすると、ちょっとしたワクワク、どきどき感で、盛り上がりますよ♪

 

数十年ぶりの再会という方もいるのではないでしょうか。

幹事様を含め楽しい時間をお過ごしください♪

 

 

 

*** お知らせ ***

4月27日~5月6日は休業とさせていただきます。5月7日より通常営業となります。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

 

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Reフレンズキャラクター ともーる

 


幹事のお仕事

 

2月に入り、少し暖かくなってきたかと思えば、寒波がきたり・・・

早く過ごしやすい季節になるといいですね(^^)

 

さて、同窓会をしたい、と考えたはいいけど何をしたらいいか分からないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

同窓会幹事は同窓会当日までのお仕事がたくさんあります。

 

・会場手配

・会費の設定

・案内状発送

・出欠管理

・当日の受付

 

・・・などなど手間と時間がかかります。

 

会費を設定する際は、会場での飲食費や案内状の印刷代や郵送費、などを考えて設定する必要があります。当日の急なキャンセルのリスクなども、幹事が負担することがないよう余裕をもって決定しなければなりません。

また、案内状を発送したり、出欠管理をする際に必要な住所録は、個人情報になりますので、管理も不安なことが多いですよね。

 

お仕事をしながら、幹事をされる方も多く、出欠管理や住所変更など細々とした

幹事の仕事はとても大変です。

 

 

サラトのReフレンズでは、住所録の管理、案内状発送から同窓会当日までサポートさせていただきます。

初めての幹事で不安という方、一度幹事をして大変だったという方もお気軽にご相談ください♪

 

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Reフレンズキャラクター ともーる


オススメの食事スタイル

 

2月4日に北陸地方で春一番が吹きましたね!

日中は暖かく過ごしやすい日が増えましたが、まだまだ寒い日もありますので

体調には気をつけたいですね(・ω・)

 

さて、同窓会では旧友との思い出話に花が咲きますよね♪

会話はもちろん、美味しい料理やお酒を楽しみながら過ごしたい!

そんな方にオススメの食事スタイルは

 

\ 着席のビュッフェスタイル /

 

バイキング形式で、着席もできるスタイルです。

 

着席にすることで落ち着いて会話することができます。

そして、ビュッフェスタイルにすることで

各自で好きなものを好きなだけ取ることができ、

料理を取りに移動する間にいろんな人と話す機会が増えます。

 

ドリンクについては、お酒の好みは様々なため、

フリードリンクプランを利用すると良いと思います。

 

オススメのワインや焼酎を持ち込んでもいいかもしれませんね(^○^)

ただし、持込料が発生する可能性がありますので事前の確認をお忘れなく!!

 

せっかくの同窓会です。

たくさんの人と笑顔溢れる楽しい時間をお過ごしくださいね(*^_^*)♪

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会場を予約しよう

新年を迎えてから、早1ヶ月が過ぎましたね。

日曜日は節分です。地域によって風習も様々で、柊鰯を飾ったり、恵方巻を食べたり、豆を撒いたり…初めて知りましたが、落花生を撒く地域もあるそうですね!あなたが住む地域は、何を撒きますか?(^^)

 

さて、先週のブログで、会場の予約は約1年前に、とお伝えしましたね。

会場によって値段は様々ですが、同窓会を開催する時にかかる費用って、どれくらいかご存知でしょうか。

おおまかに言うと以下の2つが大きな支出です。

①会場費

②案内状発送費

 

①の会場費は、ホテルを使用した場合、一般的に食事代を含め、一人7,000~10,000円ほどです。

仮に8,000円のプランで参加者100名だとすると、800,000円です。

 

②の案内状発送費は、案内状作成(案内状、封筒、はがき等の印刷費)・案内状発送時の郵送費・出欠返信用ハガキの郵送費です。

学年全員(例えば400名)に送ろうとすると、郵送費だけでも、57,600円です。

・郵送費       32,800円(@82円×400名)

・出欠返信用のハガキ 24,800円(@62円×400名)

 

会費10,000円、参加者100名と仮定すると…

会費収入1000,000円-会場費800,000円-郵送費57,600円=142,400円

ここから、案内状作成費・恩師への花束・余興等を賄います。

 

会費と必要経費のバランスを見ながら、会費設定や経費節約の調整が必要ですね。場合によっては、幹事の持ち出しなんてことも…

 

もちろん、お金のことだけではなく、作成・作業・管理の手間もありますよね。

もしかしたら、そのお金の心配と作業の手間、サラトのおまかせパック・お気軽パックで、

解決できるかもしれませんよ♪ ぜひ、ご相談ください。

 

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同窓会の準備は順調ですか?

 

今年もあと1週間とちょっとで終わりですね。みなさん、やり残したことはないですか?

平成最後の年末ですよ(・∀・)

 

さて、年末年始に同窓会を開催される幹事さんは、準備も最終段階ですね!

大まかには、以下の4つが主な確認事項でしょうか。

 

・出欠の確認

会場に参加人数を伝える日に間に合うように、保留となっている人の様子を伺ってみましょう。

また、LINEやSNSで「もうすぐ同窓会だよ!」という情報を発信してもいいですね。

(参加者の○○くんが来ない!→「日にちを間違えていた」なんてことも過去にありました(^-^;)

 

・収支の確認

参加人数や当日のイベントの経費等、最初の打ち合わせ時から状況が変わっています。

「いつのまにか経費が会費を上回ってる!」なんてことがないように、もう一度計算しましょう。

 

・会場との打ち合わせ

契約や会場セッティングに行き違いがあると大変です!

契約書の確認(契約書がある場合)、会場担当者との電話・メール確認等、今一度確認しましょう。

 

・当日の進行確認

イベントを設ける場合は、タイムスケジュールが重要です。

特にイベントがなく歓談のみの場合も、大まかな流れ(集合写真・乾杯の挨拶・歓談・〆の挨拶等)を決めて、司会者のみならず幹事内で共有しておきましょう。

 

上記の他にも、当日の内容によって確認事項は増えます。

思わぬ問題が発生しても、1週間ある今なら何とかなることが多いと思います。

当日「困った!どうしよう!」ということがないように、早めに確認・打ち合わせをして、準備万端で余裕を持って当日を迎えましょう(´▽`*)

 

Reフレンズでは、「初めての同窓会なので、何を準備すれば良いか分からない」「司会進行を任されて、原稿作りに悩んでいる」といった場合でも、同窓会プランナーがアドバイスいたします♪お問い合わせ、お待ちしております(^^)


同窓会の集合写真のタイミング

 

11月も終わり師走がやってきます。平成も残りわずかとなり、次の元号が気になるところです・・・。

 

さて、お正月に同窓会を予定されている方、同窓会開催が近づいてきましたね(^O^)/

同窓会では、集合写真を撮るケースが多いのですが、いつのタイミングで撮影するのが良いのでしょうか?

 

 

2時間や3時間と決められた宴会の中、出来るだけ歓談の時間を設けたいですよね。スムーズに集合写真を撮影するために、サラトでは開会前に行うことをおすすめします。

 

歓談中や閉会前の場合、お酒で顔が赤くなってしまった方、女性ならメイクが気になる方がいるかもしれません。せっかく写真を撮るなら、一番きれいなタイミングで撮りたいですね(^^♪

 

喫煙やトイレで席を外している方、お話に夢中になっている方などがいらっしゃって集まるのに時間がかかることもよくあります。スムーズに全員に集まってもらうためには、会の初めがおすすめです。

 

会場がホテルや結婚式場では、写場(写真撮影専用の会場)を借りることができる場合があるので、会場と打ち合わせしましょう。

 

また、撮影した集合写真やスナップ写真はホームページやSNSに掲載することで、出席できなかった方も楽しむことができ、さらに同窓会が盛り上がります。

 

 

サラトでは、写真のネット販売代行サービスも行っております。

同窓会当日に撮影したスナップ写真を、インターネット上にパスワード付きで展示するので、各自で注文が可能です。

受注からご自宅の発送まで行う一括代行サービスですので、幹事様のお手間を省けます♪

是非、お気軽にご相談ください。

 

 

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ホームページの開設について

 

段々と秋が近づいてきましたね!

 

サラトがある兵庫県姫路市では、もうすぐ灘のけんか祭りなどの秋祭りが開催されます♪

わたしは秋祭りが大好きなので、太鼓の練習の音が聞こえてくるだけでワクワクが止まりません

( *´艸`)

 

さて、同窓会で参加者を増やすためにホームページを利用する方法があります。

 

“ 誰が参加するのかな? ”

 

参加される方が気にされていることとして一番に挙げられるのは、誰が参加するのか、ということではないでしょうか。

ホームページを開設し、参加予定者のお名前を公表することで、あの子がいるならわたしも!と参加してくれる方が増える効果があります!

 

Reフレンズでは、案内状がお手元に届くころに合わせ、同窓生のみが閲覧できるページを開設し、毎週末に参加者をアップしています♪

 

案内が届いていない方(住所不明者)のアップも行っていますので、ホームページを見た方が、

「あの子は開催を知らないみたいだから、教えてあげよう!」

とお声がけを手伝ってくれることもあります!

 

また、掲示板もありますので、近況報告の書き込みや、メッセージのやり取りも行うことができます。

 

同窓会開催後も、当日の感想や写真をアップし、残念ながら参加できなかった人も懐かしい友達の様子を共有することもできます♪

ホームページを開設し、当日だけでなく開催前後も楽しめる会にしてみてはいかがでしょうか(^▽^)

 

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会費の決め方

 

会費は、会場費(飲食代)、案内状発送費に加えて恩師への花束等の経費を計算し決定します。

 

この会費の決定には、出席者の人数を予測することが非常に重要です。

経験がある方であれば、出席者の人数をある程度予測することができるかもしれません。

しかし、はじめての幹事様には予測などとても難しいことだと思います。

 

出席者の人数によっては、会費だけで経費を賄えないといった場合になることもあります。

 

 

例①)会場費(飲食費)は、8,000円のプランを利用して、参加者80名だとすると、640,000円です

学年全員(例えば400名)に送ろうとすると、郵送費だけでも、53,600円です。

・案内状発送時の切手代   32,800円(@82円×400名)

・出欠返信用の官製ハガキ代 20,800円(@52円×400名)

 

会費10,000円とすると…

会費収入800,000円-会場費640,000円-発送費53,600円=106,400円

 

ここから、案内状印刷費・恩師への花束等を賄います。

 

 

例②)会場費(飲食費)を上記と同じプランで参加者70名だとすると、560,000円です

 

会費10,000円とすると…

会費収入700,000円-会場費560,000円-発送費53,600円=86,400円

 

このように参加者が少なければ少ないほど、案内状印刷費・恩師への花束等に充てる金額が

減ってしまい、不足分は幹事様が負担することになってしまいます。

 

そのため、出席者の目標人数を決定し、会費収入からの予算を計画することが大切です。

出席への呼びかけに協力してくれる人を集めて、会費を決定しましょう♪

 

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