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名札・受付名簿作成について

 

さて、今回は、同窓会マニュアル「⑤名札・受付名簿」についてです。

名札と受付名簿は同窓会当日に使用します。

 

まず、名札について・・・

 

みなさん、卒業当時とは違う、素敵な大人になられています。顔と名前が一致しない方もいらっしゃるかもしれません。

 

実際、参加者同士で名札を確認しあっている光景をお見受けすることがあります。

名札があれば名前を間違っていたら、と不安になることもありません。

 

少しでもスムーズに歓談できるよう、名札を用意しましょう。

 

名前には、学生時代の旧姓が書かれてあると安心です。

また、卒業時のクラスもあれば、思い出しやすいです(^O^)/

 

名札には安全ピンで留めるタイプや服に貼るタイプがありますが、せっかくの洋服を傷つけてしまうかもしれません。首から下げるタイプをおススメします。

 

飛び入り参加の方もいらっしゃるので、予備の名札も用意しておきましょう(^^

 

 

受付名簿について・・・

 

当日は受付時間になると参加者がどんどん来られます。

会費の集金漏れがないよう、出欠確認・集金チェックをするために受付名簿を用意しましょう。

 

受付時に焦ることのないよう、お名前のあいうえお順や男女別等、チェックしやすい形式で作成するといいですね。

 

また、名札と受付名簿に同じ番号を記載しておき、参加者には、まず名札を自分で手に取って、

受付で提示してもらう形をとると、番号で確認できるので、とてもスムーズに受付を進めることが

できます。

 

 

同窓会当日に困った!なんてことにならないよう、事前に準備しておきましょう♪

次回は「⑥当日の打合せ」についてのお話しです(^^)/

 

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Reフレンズキャラクター ともーる

 

 


受付もReフレンズにおまかせ♪

 

ついに新元号になりましたね!

何をしても「令和初の○○」となるので、なんだかおめでたい感じがします◎(^^)

これを機に「令和初の同窓会」を開いてみませんか?

 

 

さて、先週は受付をスムーズに行うポイントをお伝えしました。

出欠確認や名札・式次第等の配布、お金の管理と、することがたくさんあって幹事さんも大変ですよね。

 

その煩わしい受付業務、Reフレンズにお任せしてみませんか?

 

 

「おまかせパック」であれば、当日の受付業務と会費の徴収も弊社のスタッフが行います。

 

当日、到着が遅れてしまった方がいらっしゃった場合も、スタッフが受付にいますので、幹事様も会場内でゆっくりご歓談を楽しんでいただけます。

 

実際、先日お手伝いさせていただいた同窓会では、幹事様から「遅刻者がいましたが受付もお任せできたので同窓会の運営に集中できて助かりました。」とのお声をいただけました。

 

幹事様が同窓生の皆様に楽しんでもらいたいと思うのと同じように、私共も幹事様に久しぶりの再会をゆっくり楽しんでいただきたいと思っています。

 

もし、ご興味がありましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ(*’▽’)

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GW同窓会開催目前!

 

いよいよ平成も最後となりましたね。

来たる令和、GWに同窓会をされる方もいらっしゃるのではと思います。

 

同窓会当日には大事なお仕事として、会費徴収と出欠確認の受付業務があります。

受付時間になると参加者がどんどん来られます。

お金の管理もあるので、慌てず落ち着いて行いましょう。

 

<受付をスムーズに行うポイント>

・名札や式次第などの配布物がある場合は、あらかじめ受付テーブルに並べておきましょう。

各自に取ってもらうようにすると、幹事は会費の受付に集中できて、スムーズに受付業務を

進めることができます。

 

・会費におつりが必要な場合は、忘れずに用意しましょう。

・名札を用意している場合は、飛び入り参加の方が来た時の為に、白紙の名札を用意して

おきましょう。

 

・ホテル等、大きな会場の場合は、他にも宴会場があるケースがあります。迷わず、来ることが

できるよう誘導係を決めておきましょう。

 

そのほか、座席のくじ引きを用意して、会費受付後に、男女別に引いてもらう等の工夫をすると、ちょっとしたワクワク、どきどき感で、盛り上がりますよ♪

 

数十年ぶりの再会という方もいるのではないでしょうか。

幹事様を含め楽しい時間をお過ごしください♪

 

 

 

*** お知らせ ***

4月27日~5月6日は休業とさせていただきます。5月7日より通常営業となります。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

 

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当日の受付業務について

 

11月も下旬になりました。皆さま、紅葉は観に行きましたか?

サラト本社がある兵庫県姫路市では好古園が紅葉の見頃を迎え、夜にはライトアップも行われているそうです!

この季節だけ見ることのできる素敵な景色を見に、出掛けてみてはいかがでしょうか♪♪

 

 

さて、同窓会当日の大事な仕事の一つに受付業務があります。受付業務は、主に、会費の徴収と出欠の確認です。

また、名札や式次第などの配布なども受付で行います。

スムーズに受付業務を行うために、次の手順をオススメします(^O^)

 

名札をあらかじめ受付テーブルに並べておく→参加者自身に名札を取ってもらう →参加者が会費係に名札を見せる → 受付係は名前を確認し会費を集金、受付名簿にチェックを記入する →配布物を渡す

 

そして、ここで、ワンポイントアドバイスです!

★名札は飛び入り参加の方のために、白紙のものを用意しましょう!

★受付や会場への誘導を行う係を作りましょう!

★おつりが必要な場合は、忘れずに用意しましょう!

 

 

受付時刻になると参加者がどんどんやってきます。

会場付近では、懐かしい友人との再会で話が盛り上がり、なかなか思うように受付が進まない場合もあります。

少人数で行うのは大変なので、幹事だけでなく当日手伝いをしてくれる方を募って、誘導係、会費を徴収する係、配布物を渡す係など役割分担をして、スムーズに受付業務を行い、楽しい会にしましょう\(^O^)/

 

 

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