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「オリンピックイヤー」に同窓会をしよう

 

来年2020年は、東京オリンピックが開催されます。

同窓会もオリンピックに合わせて4年に1度、開催しませんか?

オリンピックの年は同窓会の年!と言うと、みなさん覚えやすいですよね。

「同窓会をしよう!」そう決めてから同窓会の開催まで、どれくらいの期間が必要だと思いますか?

2か月・・・いや、3か月くらい??

 

答えは、およそ1年です。

つまり、東京オリンピックに合わせて来年開催する場合は、今から準備に取り掛からなければいけません。

何をそんなに早く?と疑問に思われる方もいらっしゃるでしょう。

実は、一番早い時期にしなくてはならないのが、会場の予約です。

特に学年同窓会など、大人数になる可能性がある同窓会の場合、収容人数の多いホテルが安心ですよね。

ホテルの多くは、1年前から予約を受け付けています。

お盆やお正月、連休など同窓会開催に人気の時期は、特に予約も込み合います。

 

まだ今年も始まったばかりですが、すでに来年のお正月は、希望の時間で会場を予約できない・・・ということもあるかもしれません。

 

Reフレンズでは、同窓会プランナーが、同窓会開催までのスケジュールをしっかりサポートいたします。お気軽にご相談ください (^^)

 

ともーる33

 

 

 

Reフレンズキャラクター ともーる


同窓会の準備は順調ですか?

 

今年もあと1週間とちょっとで終わりですね。みなさん、やり残したことはないですか?

平成最後の年末ですよ(・∀・)

 

さて、年末年始に同窓会を開催される幹事さんは、準備も最終段階ですね!

大まかには、以下の4つが主な確認事項でしょうか。

 

・出欠の確認

会場に参加人数を伝える日に間に合うように、保留となっている人の様子を伺ってみましょう。

また、LINEやSNSで「もうすぐ同窓会だよ!」という情報を発信してもいいですね。

(参加者の○○くんが来ない!→「日にちを間違えていた」なんてことも過去にありました(^-^;)

 

・収支の確認

参加人数や当日のイベントの経費等、最初の打ち合わせ時から状況が変わっています。

「いつのまにか経費が会費を上回ってる!」なんてことがないように、もう一度計算しましょう。

 

・会場との打ち合わせ

契約や会場セッティングに行き違いがあると大変です!

契約書の確認(契約書がある場合)、会場担当者との電話・メール確認等、今一度確認しましょう。

 

・当日の進行確認

イベントを設ける場合は、タイムスケジュールが重要です。

特にイベントがなく歓談のみの場合も、大まかな流れ(集合写真・乾杯の挨拶・歓談・〆の挨拶等)を決めて、司会者のみならず幹事内で共有しておきましょう。

 

上記の他にも、当日の内容によって確認事項は増えます。

思わぬ問題が発生しても、1週間ある今なら何とかなることが多いと思います。

当日「困った!どうしよう!」ということがないように、早めに確認・打ち合わせをして、準備万端で余裕を持って当日を迎えましょう(´▽`*)

 

Reフレンズでは、「初めての同窓会なので、何を準備すれば良いか分からない」「司会進行を任されて、原稿作りに悩んでいる」といった場合でも、同窓会プランナーがアドバイスいたします♪お問い合わせ、お待ちしております(^^)